Melalui Talenta, Anda dapat mengelola fitur On-call schedule dan shiftnya. Fitur ini terdapat pada halaman On-call Index. Dengan fitur ini, Anda dapat merencanakan karyawan mana yang harus siaga pada tanggal yang dipilih dan mengirimkan notifikasi kepada orang tersebut ketika terjadi keadaan darurat.
Anda dapat membuat jadwal, menugaskan langsung/jauh hari, hingga menghapus dan membatalkan tugas on-call tersebut. Berikut adalah langkah - langkahnya.
A. Cara Mengelola On-call Schedule
- Untuk menjadwalkan tanggal tertentu On-call kepada karyawan agar mereka siaga sebelum tanggal tersebut, masuk ke menu Time Management, kemudian klik On call.
- Klik “Create on-call”.
- Klik Schedule.
- Lengkapi Date (Tanggal) dan Description (Deskripsi) jadwal On-call.
- Anda dapat memilih lebih dari 1 hari.
- Klik “Guidebook” untuk membuka panduan ini.
- Mengisi kolom Description merupakan tindakan opsional. - Klik “Select employee” untuk memilih siapa saja karyawan yang Anda tugaskan On-call shift pada tanggal yang telah dipilih.
- Klik nama - nama karyawan yang ingin Anda tugaskan. Maka, nama karyawan tersebut akan pindah ke daftar terpilih di bagian kanan. Jika sudah sesuai, klik “Submit” untuk menyimpan nama - nama karyawan terpilih ke dalam daftar karyawan terpilih.
- Klik “Filter” untuk mempermudah Anda mencari nama karyawan berdasarkan tipe - tipe tertentu, seperti Branch, Organization, Job position, Job level, atau Employment status.
- Cari karyawan tertentu dengan mengetikkan nama karyawan pada “Search bar”.
- Klik “Select all” untuk memilih seluruh karyawan yang tertera pada daftar di bagian kiri. - Maka, nama - nama karyawan akan terlihat pada daftar karyawan terpilih seperti berikut.
Keterangan:
No. Nama Tombol/Kolom Deskripsi 1 Search bar Klik untuk mencari nama karyawan tertentu pada daftar Assign employee. 2 Name checkboxes Klik untuk mencentang nama - nama karyawan guna melakukan tindakan Remove employee massal. 3 Schedule checkboxes Klik untuk mencentang nama - nama karyawan guna menugaskan karyawan tersebut secara massal atau satuan sesuai pada tanggalnya. 4 Select all Klik untuk memilih seluruh tanggal pada daftar sesuai pada barisan nama karyawan. 5 Delete from the list Klik untuk menghapus nama karyawan dalam daftar penugasan On-call. - Klik “Save” untuk menyimpan On-call schedule baru.
- Maka, nama - nama karyawan pada schedule tersebut akan akan masuk pada halaman On-call schedule dengan status Not assigned. Klik “Actions” lalu Assign on-call shift untuk menugaskan karyawan tersebut.
- Maka, sidebar Assign on-call shift muncul seperti berikut. Shift karyawan pada tanggal tersebut akan tertera pada plan detail. Pilih “Add on-call shift” untuk menentukan waktu On-call shift karyawan yang mana merupakan shift di luar jam kerja hari itu (jika terdapat shift).
- Kemudian, isikan Start time (Waktu mulai) dan End time (Waktu selesai) On-call shift. Pastikan waktu tersebut di luar jam kerja.
Klik “Add on-call shift” jika terdapat lebih dari 1 on-call shift di luar jam kerja.
- Maka, on-call shift berhasil ditugaskan. Anda dapat melihat rincian shift yang ditugaskan dengan mengarahkan kursor pada kolom On-call shift seperti pada gambar di bawah.
- Klik “Actions” jika Anda ingin menambahkan tugas on-call shift (Assign on-call shift) atau menghapusnya (Remove on-call shift).
B. Cara Mengelola On-call Shift Tanpa Membuat On-call Schedule
- Untuk langsung menugaskan shift (dengan tanggal dan waktu spesifik) kepada karyawan, klik “Create on-call” kemudian Shift.
- Maka, sidebar Create on-call shift akan muncul.
Keterangan:
No. Nama Tombol/Kolom Deskripsi 1 Employee Pilih nama karyawan di sini. 2 Date Tentukan tanggal on-call shift. 3 Shift Informasi shift karyawan pada tanggal yang telah ditentukan muncul di sini. 4 Add on-call shift Klik untuk menambahkan on-call shift. Maka, isikan Start time (Waktu mulai) dan End time (Waktu selesai) On-call shift. Pastikan waktu tersebut di luar jam kerja.
Klik “Add on-call shift” jika terdapat lebih dari 1 on-call shift di luar jam kerja.
- Jika informasi yang diisi pada form on-call shift sudah sesuai, pilih “Save”. Atau, pilih “Save & create new” apabila Anda ingin menyimpan overtime plan ini dan membuat overtime plan baru.
Demikian adalah panduan untuk mengelola On-call schedule. Selanjutnya, apabila Anda ingin mengetahui fitur pengelolaan jadwal lainnya pada Talenta, Anda dapat mempelajari tentang fitur Scheduler di sini.