Sebagai pemegang role Super Admin pada Talenta, Anda dapat melakukan pengaturan update payroll component approval. Sehingga, setiap perubahan pada payroll component yang dilakukan oleh karyawan dapat tervalidasi oleh Super Admin melalui proses approval. Sebelum mempelajari panduan ini, Anda dapat mempelajari cara melakukan payroll approval terlebih dahulu di sini.
A. Cara Mengakses Pengaturan Update Payroll Approval
- Anda dapat klik tanda panah ke bawah di samping foto profil. Lalu pilih Account Setting.
- Klik tab ESS.
- Cari pengaturan Update Payroll Component, lalu klik “No Approval”.
- Maka, tombol tersebut berubah menjadi seperti berikut dan klik “Edit”.
Penting
Pastikan Anda telah menambahkan setting approval dan melengkapi setiap kolom yang kosong agar fitur - fitur dapat digunakan secara optimal. - Maka, Anda akan melihat tampilan berikut.
No. Nama Tombol/Kolom Deskripsi 1 Setting Kolom Setting berfungsi untuk memilih kepada siapa (subjek) setting approval ini akan berlaku. User dapat melakukan pengaturan dengan beberapa pilihan (all employee, job, organization, job level, employee ID, branch).
- Pilih Setting untuk all employee, maka pada kolom Value otomatis menjadi grey area.
- Bila memilih Job, perlu memilih Job Position apa yang ingin di setting approvalnya (CEO, Staff HRD, dll).2 Value Isikan spesifikasi sesuai dengan Setting yang telah dipilih di kolom setting pada kolom Value. 3 Auto Ascend Apabila Auto Ascend dicentang, maka ketika job position tersebut kosong, request akan diteruskan ke job position yang berada di layer atasnya. 4 Position Pada kolom Position, terdapat Up Down yang berfungsi untuk untuk memindahkan urutan subjek atau jalur approval. 5 Add more Tambahkan subjek setting approval dengan klik tombol ini jika perlu. 6 Rule Tentukan aturan layer approver di sini dan klik “Close” bila sudah sesuai.
- Approval list dapat dibuat lebih dari satu layer dengan klik tombol “Add more” pada halaman approval rule sehingga request tersebut baru bisa di approve apabila sudah disetujui oleh beberapa tingkat approval.
- Pada kolom Setting Anda dapat memilih approval berdasarkan Upper Job Position, Employee ID, Consultant atau Approval line.
- Pada Request type, Anda dapat memilih - Requested apabila karyawan dapat melakukan request sendiri. Atau, pilih Requester apabila Karyawan tidak dapat melakukan request sendiri.
- Isikan kolom Value berdasarkan level Job Position yang dimiliki approvalnya.
- Pastikan anda mengisi minimal satu Approval Rule yang akan menjadi approver nantinya.
- Jika pengaturan Approval sudah selesai, klik “Save”.
B. Cara Menyetujui atau Menolak Pengajuan Akses Payroll
1. Melalui Inbox
- Klik ikon Inbox.
- Pilih tab Payroll.
- Pilih daftar pengajuan akses payroll yang akan Anda proses.
Penting
Sistem akan mengirim sebuah email notifikasi pada email yang didaftarkan sebagai approver pada setiap request update payroll component yang dibuat. - Maka akan ditampilkan detil pengajuan akses sebagai berikut. Anda dapat klik “Accept” untuk menyetujui atau klik “Reject” untuk menolak pemberian akses.
- Anda dapat klik “View transaction” untuk melihat informasi update payroll component ini secara rinci.
- Perlu diingat, bahwa saat ini pembatasan akses ke view report masih berlaku, sesuai dengan Access Role yang diberikan.
2. Melalui Halaman Update History
- Pada tab Update History menu Update Payroll Component, terdapat jumlah keterangan transaksi yang perlu approval, klik “See transaction” untuk membukanya. Fitur ini akan muncul untuk pada tampilan approver saja.
- Maka, Anda dapat melihat pop-up Transaction list beserta detailnya seperti berikut. List ini menampilkan request transaksi yang sedang pending dan butuh approval. Klik “Review” sebelum memutuskan untuk untuk menerima atau menolak update.
- Anda dapat mengambil keputusan berdasarkan informasi update payroll component yang disajikan secara rinci seperti berikut. Kemudian, klik “Reject” untuk menolak atau klik “Approve” untuk menerima request update payroll component tersebut.
- Selain itu, pada Halaman Update History, Anda juga dapat melakukan approval dengan klik “Actions” lalu View detail pada transaksi dengan status Need approval dan Active.
- Pada halaman detail transaksi, klik “Review update transaction”. Aksi ke laman “Review update transaction” akan muncul untuk request edit dan delete transaction saja.
- Maka, Anda dapat mereview request transaksi edit ataupun delete sebelum memutuskan untuk memberikan “Approve” atau “Reject”.
Demikian panduan cara mengatur dan melakukan update payroll component approval pada Talenta. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara melakukan update payroll component yang telah diatur oleh Super Admin, di sini.