Pencarian

Bagaimana Cara Create Basic Report Builder

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada Talenta, terdapat Report Builder merupakan fitur yang dapat membantu pihak manajemen dalam membuat report sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Laporan tersebut didapatkan berdasarkan raw data yang disediakan oleh Talenta. 

Terdapat juga akses untuk mengirim email Report Builder langsung ke inbox email Anda. Akses ini dapat dilakukan oleh pengguna dengan role Super Admin/Admin Default dan Custom dengan akses ke data tertentu. Dengan fitur ini, Anda bisa mengunduh dan mendapatkan email Report Builder tersebut secara rutin berdasarkan jadwal yang dapat Anda sesuaikan.

Anda dapat dengan mudah menyusun data - data apa saja yang akan ditampilkan dalam tabel dan juga memfilternya langsung, kemudian mengunduhnya dalam format .xslx atau .csv. Sebelum mempelajari panduan ini, pelajari sekilas tentang basic report builder di sini.

Penting
Pastikan perusahaan Anda berstatus Active pada Talenta untuk menggunakan fitur Scheduled Email Report Builder.

Berikut adalah panduan cara create Report builder:

  1. Buka menu Company.

    Penting
    Anda juga dapat langsung pergi ke https://hr.talenta.co/report-builder/index.

  2. Pilih “Report Builder”.
    REPORT--BUILDER__2_.png
  3. Klik “Create report”, lalu Create basic report untuk mulai menyusun laporan.
    pasted
  4. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Create Report seperti berikut. Anda dapat mengisi section basic report info terlebih dahulu.
    pasted
    Keterangan:
    No. Nama kolom Deskripsi
    1 Name Berikan nama laporan di sini.

    Pastikan nama laporan unik dan tidak terduplikasi.
    2 Description Berikan deskripsi laporan di sini.

A. Menyusun Report Builder dengan Tipe Latest update report

Anda dapat membuat report builder dengan tipe latest update atau laporan dengan tipe data yang paling terupdate. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Pada bagian Select type, pilih Latest update report.
    pasted
  2. Maka informasi yang dapat Anda sertakan akan terlihat seperti berikut.
    pasted
    No. Nama kolom/tombol Deskripsi
    1 Categori fields

    Pilih kategori fields berdasarkan:

    a. Personal: Berisi tentang pilihan field informasi pribadi karyawan seperti: 

      • Full Name
      • Birthdate
      • Gender
      • Marital Status
      • Religion
      • dst

    b. Payroll Information: Berisi tentang pilihan field informasi payroll karyawan seperti:

    • Salary Type
    • Payment Schedule
    • Bank Name
    • Bank Account Number
    • Bank Account Holder
    • dst

    c. Employment: Berisi tentang pilihan field informasi kepegawaian karyawan seperti:

    • Job Position
    • Job Level
    • Employment Status
    • Resign Date
    • Resign Reason
    • dst

    d. Custom Field: Berisi tentang pilihan field informasi kustom karyawan.

    e. Education: Berisi tentang pilihan field informasi pendidikan karyawan, sepert:

    • Grade (formal)
    • Institution Name (formal)
    • Majors (formal)
    • Start Year (formal)
    • End Year (formal)
    • dst
    2 Checkbox fields Anda dapat mencentang satu persatu field berdasarkan kategori yang telah Anda pilih sebelumnya. Tentukan field ingin Anda tampilkan pada laporan.
    3 Search bar fields Anda dapat memanfaatkan search bar untuk mencari field.
    4 Select all Pilih ini untuk mencentang semua field.
    5 Drag up/down button Klik ikon ini untuk menaik-turunkan selected fields.
    6 Add filter to the field selected

    Klik ini untuk memilih filter yang akan ditampilkan. 

    Anda dapat memilih hingga maksimal 3 filter per report.
    7 Clear all Klik ini untuk menghapus semua field yang telah dipilih.
  3. Kemudian, tentukan filter yang ingin Anda atur di dalam laporan Anda dengan klik “Add filter to the field selected”.
    pasted
  4. Kemudian, Anda akan melihat pop up seperti berikut.
    pasted
    Keterangan:
    No. Nama kolom/tombol Deskripsi
    1 Filter type

    Pilih tipe filter berdasarkan (maks. 3 filter). Filter type yang tersedia sesuai dengan kategori fields yang Anda pilih pada bagian Select info you want to see in reports.

    Lihat daftar lengkap fields yang tersedia di sini.
    2 Select option Jika sudah menentukan tipe filter, maka pilih opsi filter yang tersedia di sini. Jika tidak memilih tipe filter, maka opsi ini tidak tersedia.
    3 Delete Klik untuk hapus opsi filter. Jika tidak memilih tipe filter, maka opsi ini tidak tersedia.
    4 Add filter Klik untuk menambah filter.
  5. Tentukan pilihan format file yang ingin Anda unduh.
  6. Anda juga bisa menjadwalkan pengiriman report builder melalui email dengan memilih “Daily” pada bagian Select your report schedule.
  7. Dan klik "Save as template" untuk menyimpan.
  8. Maka, pop-up berikut muncul. Anda dapat melihat review tabel yang akan dibuat oleh report builder. Lalu, klik “Confirm & download” untuk menyetujui dan mengunduh report langsung atau “Confirm” untuk menyetujui template report builder dan menyimpannya dalam daftar report builder.

    Jika Anda memilih “Confirm & download”, Anda dapat memilih untuk kembali ke halaman utama report builder dengan klik Back to report builder atau langsung ke inbox untuk mengunduh laporan dengan klik “Check inbox”.

    Kemudian, pilih inbox yang tertulis “Download Report Builder” lalu klik Download File.

  9. Berikut adalah contoh tampilan file yang telah diunduh.

B. Menyusun Report Builder dengan Tipe Daily Report

Anda dapat membuat report builder dengan tipe daily update atau laporan dengan tipe data harian. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Pada bagian Select type, pilih Daily report.
    pasted
  2. Maka informasi yang dapat Anda sertakan akan terlihat seperti berikut.
    pastedKeterangan:
    No. Nama kolom/tombol Deskripsi
    1 Categori fields

    Pilih kategori fields berdasarkan:

    a. Personal: Berisi tentang pilihan field informasi pribadi karyawan seperti: 

    • Full Name
    • Birthdate
    • Gender
    • Marital Status
    • Religion
    • dst

    b. Attendance: Berisi tentang pilihan field informasi absensi karyawan. Pilihan ini hanya tersedia untuk laporan pada 6 (enam) bulan terakhir, seperti:

    • Date
    • Total present (day)
    • Total absence (day)
    • Not clock in (day)
    • Schedule working hour
    • Actual working hour
    • dst

    c. Payroll Information: Berisi tentang pilihan field informasi payroll karyawan, seperti:

    • Salary Type
    • Payment Schedule
    • Bank Name
    • Bank Account Number
    • Bank Account Holder
    • dst

    d. Employment: Berisi tentang pilihan field informasi kepegawaian karyawan, seperti:

    • Job Position
    • Job Level
    • Employment Status
    • Resign Date
    • Resign Reason
    • dst

    e. Custom Field: Berisi tentang pilihan field informasi kustom karyawan.

    f. Time Off Request: Berisi tentang pilihan field informasi pengajuan cuti karyawan, seperti:

    • Policy Code
    • Policy Name
    • Time Off Start Date
    • Time Off End Date
    • Time Off Status
    • dst

    g. Reimbursement Request: Berisi tentang pilihan field informasi pengajuan reimbursement karyawan, seperti:

    • Reimbursement Policy Name
    • Reimbursement Effective Date
    • Reimbursement Notes
    • Reimbursement Status
    • Total Reimbursement Request Amount
    • dst

    Terdapat fields baru yang tersedia pada kategori ini, yaitu Total Reimbursement Request Amount dan Total Reimbursement Paid Amount.

    h. Overtime Request: Berisi tentang pilihan field informasi pengajuan lembur karyawan, seperti:

    • Overtime Request Date
    • Overtime Compensation Type
    • Overtime Request Status
    • Overtime Notes
    • Approved Overtime Duration (minutes)
    • dst

    Khusus untuk kategori fields Request (Time Off/Reimbursement/atau Overtime Request), Anda hanya dapat memilih salah satu saja.
    2 Checkbox fields Anda dapat mencentang satu persatu field berdasarkan kategori yang telah Anda pilih sebelumnya. Tentukan field ingin Anda tampilkan pada laporan.
    3 Search bar fields Anda dapat memanfaatkan search bar untuk mencari field.
    4 Drag up/down button Klik ikon ini untuk menaik-turunkan selected fields.
    5 Add filter to the field selected

    Klik ini untuk memilih filter yang akan ditampilkan.

    Anda dapat memilih hingga maksimal 3 filter per report.
    6 Clear all Klik ini untuk menghapus semua field yang telah dipilih.
  3. Kemudian, tentukan filter yang ingin Anda atur di dalam laporan Anda dengan klik “Add filter to the field selected”.
    pasted
  4. Kemudian, Anda akan melihat pop up seperti berikut.
    pasted
    Keterangan:
    No. Nama kolom/tombol Deskripsi
    1 Filter type

    Pilih tipe filter berdasarkan (maks. 3 filter). Filter type yang tersedia sesuai dengan kategori fields yang Anda pilih pada bagian Select info you want to see in reports.

    Lihat daftar lengkap fields yang tersedia di sini.
    2 Select option Jika sudah menentukan tipe filter, maka pilih opsi filter yang tersedia di sini. Jika tidak memilih tipe filter, maka opsi ini tidak tersedia.
    3 Delete Klik untuk hapus opsi filter. Jika tidak memilih tipe filter, maka opsi ini tidak tersedia.
    4 Add filter Klik untuk menambah filter.
  5. Pilih format file yang ingin Anda unduh. Kemudian, klik “Save as template”.
  6. Maka, pop-up berikut muncul. Anda dapat melihat review tabel yang akan dibuat oleh report builder. Lalu, klik “Confirm & download” untuk menyetujui dan mengunduh report langsung atau “Confirm” untuk menyetujui template report builder dan menyimpannya dalam daftar report builder.

    Jika Anda memilih “Confirm & download”, Anda dapat memilih untuk kembali ke halaman utama report builder dengan klik Back to report builder atau langsung ke inbox untuk mengunduh laporan dengan klik “Check inbox”.

    Kemudian, pilih inbox yang tertulis “Download Report Builder” lalu klik Download File.

  1. Berikut adalah contoh tampilan file yang telah diunduh.

C. Menyusun Report Builder dengan Tipe Monthly Report

Anda dapat membuat report builder dengan tipe monthly update atau laporan dengan tipe data bulanan. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Pada bagian Select type, pilih Monthly report.
    pasted

  2. Maka informasi yang dapat Anda sertakan akan terlihat seperti berikut.
    pasted

  3. Keterangan:
    No. Nama kolom/tombol Deskripsi
    1

    Categori fields

    Pilih Category field berdasarkan:

    a. Personal: Berisi tentang pilihan field informasi pribadi karyawan seperti: 

    • Full Name
    • Birthdate
    • Gender
    • Marital Status
    • Religion
    • dst

    b. Payroll Information: Berisi tentang pilihan field informasi payroll karyawan seperti:

    • Salary Type
    • Payment Schedule
    • Bank Name
    • Bank Account Number
    • Bank Account Holder
    • dst

    c. Employment: Berisi tentang pilihan field informasi kepegawaian karyawan seperti:

    • Job Position
    • Job Level
    • Employment Status
    • Resign Date
    • Resign Reason
    • dst

    d. Payroll Transaction: Berisi tentang pilihan field informasi transaksi payroll karyawan seperti:

    • Basic Salary (Payroll Transaction)
    • Take Home Pay
    • BPJS Kesehatan employee (allowance)
    • JHT employee (allowance)
    • JP employee (allowance)
    • dst

    c. Custom Field: Berisi tentang pilihan field informasi kustom karyawan.

    d. Tax Detail: Berisi tentang pilihan field informasi rincian pajak karyawan seperti:

    • Total Allowance
    • Total Deduction
    • Total DPLK Company
    • JHT Employee Yearly
    • JP Employee Yearly
    • dst.

    e. Monthly Attendance: Berisi informasi kehadiran karyawan seperti:

    • Total Present (shift)
    • Total Late In (shift)
    • Total Absence (shift)
    • Total No Check In (Shift)
    • Total No Check Out (Shift)
    • dst

    Anda dapat mengkombinasikan Monthly Attendance dengan payroll transaction atau tax detail. Namun terdapat perbedaan cara hitung karena data yang disajikan adalah satu bulan (1-31) sehingga belum mengikuti cut off attendance atau cut off payroll.
    2 Checkbox fields Anda dapat mencentang satu persatu field berdasarkan kategori yang telah Anda pilih sebelumnya. Tentukan field ingin Anda tampilkan pada laporan.
    3 Search bar fields Anda dapat memanfaatkan search bar untuk mencari field.
    4 Select all Pilih ini untuk mencentang semua field.
    5 Drag up/down button Klik ikon ini untuk menaik-turunkan selected fields.
    6 Add filter to the field selected

    Klik ini untuk memilih filter yang akan ditampilkan.

    Anda dapat memilih hingga maksimal 3 filter per report.
    7 Clear all Klik ini untuk menghapus semua field yang telah dipilih.
  4. Kemudian, tentukan filter yang ingin Anda atur di dalam laporan Anda dengan klik “Add filter to the field selected”.
    pasted
  5. Dan akan muncul pop up  seperti ini.
    pasted
    Keterangan:
    No. Nama kolom/tombol Deskripsi
    1 Filter type

    Pilih tipe filter berdasarkan (maks. 3 filter). Filter type yang tersedia sesuai dengan kategori fields yang Anda pilih pada bagian Select info you want to see in reports.

    Lihat daftar lengkap fields yang tersedia di sini.
    2 Select option Jika sudah menentukan tipe filter, maka pilih opsi filter yang tersedia di sini. Jika tidak memilih tipe filter, maka opsi ini tidak tersedia.
    3 Delete Klik untuk hapus opsi filter. Jika tidak memilih tipe filter, maka opsi ini tidak tersedia.
    4 Add filter Klik untuk menambah filter.
  6. Pilih format file yang ingin Anda unduh. Kemudian, klik “Save as template”.
    mceclip3.png
  7. Maka, pop-up berikut muncul. Anda dapat melihat review tabel yang akan dibuat oleh report builder. Lalu, klik “Confirm & download” untuk menyetujui dan mengunduh report langsung atau “Confirm” untuk menyetujui template report builder dan menyimpannya dalam daftar report builder.

    Jika Anda memilih “Confirm & download”, Anda dapat memilih untuk kembali ke halaman utama report builder dengan klik Back to report builder atau langsung ke inbox untuk mengunduh laporan dengan klik “Check inbox”.

    Kemudian, pilih inbox yang tertulis “Download Report Builder” lalu klik Download File.

  8. Berikut adalah contoh tampilan file yang telah diunduh.

Demikian adalah panduan cara create Basic report builder. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara membuat pivot report builder di sini.