Pencarian

Bagaimana Cara Mengatur Approval Manpower Planning Talenta (Tampilan Baru)

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada Manpower Planning Talenta, Super Admin dapat melakukan pengaturan approval untuk mengatur jalur approval terhadap request Headcount maupun Replacement yang diajukan oleh karyawan. Apabila fitur approval diaktifkan, maka segala request atau pengajuan yang dilakukan oleh role selain Super Admin atau Admin harus melalui approval line terlebih dahulu. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Masuk ke menu Settings.

  2. Klik tab ESS dan pilih tab New Approval.

  3. Lalu, pada tab Approval settings, Anda dapat menemukan kotak Manpower planning, pada kotak tersebut, klik “Go to Settings”.

  4. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman pengaturan approval Manpower Planning seperti berikut. Terdapat dua pengaturan yang dapat Anda pilih, yaitu Request New Headcount atau Request Replacement. 

  5. Untuk melakukan perubahan pengaturan approval, klik “Actions” lalu klik Edit. Selain itu, Anda dapat menyalin pengaturan approval dari pengaturan lain yang sudah pernah Anda buat dengan klik Import from existing, seperti Overtime request, atau Request Replacement/New Headcount.

  6. Jika Anda memilih Edit, Anda akan diarahkan ke halaman berikut, contohnya, untuk Request Replacement.

No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
1 Help Klik untuk mendapatkan bantuan guidebook atau mengaktifkan fitur tooltip untuk mendapatkan tips langsung di aplikasi.
2 Import Klik untuk mengubah pengaturan approval terkait Manpower planning, seperti Request headcount atau Request replacement secara massal dengan mengunggah file Excel.
3 Export

Klik untuk mendapatkan template Excel yang berisi pengaturan approval terkait Manpower planning, seperti Request headcount atau Request replacement. Dengan mengekspornya, Anda dapat mengubah datanya, kemudian mengunggahnya kembali melalui fitur Import.


- Export setting: Klik untuk mengunduh pengaturan ini.
- Export approval line: Klik untuk mengunduh pengaturan approval line.
4 Description Tambahkan deskripsi pengaturan approval di sini (opsional).

  1. Kemudian, pada bagian selanjutnya Anda dapat melihat adanya beberapa kolom kriteria. Anda dapat menambahkan kriteria flow approval dengan klik “Add criteria”.

  2. Jika sudah menentukan jumlah kriteria alur approval yang ingin Anda terapkan, selanjutnya Anda dapat mengatur rincian kriteria dan lapisan pemberi persetujuan seperti berikut.

No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi
1 Criteria (1,2,3, dst.)

Tentukan berdasarkan kriteria karyawan apakah subjek pengaturan approval ini akan berlaku. Anda dapat melakukan pengaturan dengan beberapa pilihan (all employee, job, organization, job level, employee ID, dan branch).

Contoh kasus: Berdasarkan All employee.
2 Auto ascend toggle button Klik untuk mengaktifkan/nonaktifkan Auto ascend. Sehingga, misalnya, apabila lapisan pemberi persetujuan seorang karyawan tersebut masih kosong, request akan diteruskan ke job position yang berada di lapisan atasnya.
3 Titik tiga

Klik untuk melakukan tindakan Copy approval atau Delete (menghapus) approval criteria ini.
4 Titik enam Klik dan tahan untuk mengubah urutan lapisan pemberi persetujuan (approver) ke atas atau ke bawah.
5 Approver 1

Anda dapat menambahkan beberapa lapisan approver, dan ini merupakan lapisan pertama. Anda dapat memilih pengaturan lapisan persetujuan berdasarkan Upper Job Position, Employee ID, Approval line, Consultant atau Multi company (Emp ID).

Penting
Jika Anda memilih Employee ID, maka Anda hanya perlu memilih ID dan nama karyawan yang menjadi PIC approval pada lapisan ini.
6 Approver 2

Anda dapat menambahkan beberapa lapisan approver dan ini merupakan lapisan kedua. Anda dapat memilih pengaturan lapisan approval berdasarkan Upper Job Position, Employee ID, Approval line, Consultant atau Multi company (Emp ID).

Penting
Jika Anda memilih Upper Job Position, Approval line, atau Multi company (Emp ID), Anda dapat mengisi Request type.
- Requested: Approval berdasarkan siapa karyawan yang mengajukan request.
- Requester: Approval berdasarkan karyawan dalam kriteria tertentu.
Kemudian, isikan kolom Value berdasarkan level Job Position yang dimiliki approval-nya.

- Value diisi 1 Upper position: Jika Staff GA request time off, maka approval-nya adalah Supervisor HRD & GA.
- Value diisi 2 Upper position: Jika Staff GA request time off, maka approval-nya adalah Manager HRD & GA.
7 Delete button Klik untuk menghapus lapisan approval satu per satu.
8 Add approver Klik untuk menambahkan lapisan approval.

  1. Berikut penjelasan cara sistem membaca posisi urutan request pada gambar poin 9.
    Approver 1 (Lapisan pemberi persetujuan pertama): Employee ID; Value; EMYD712 Githa Yeni.
    Approver 2 (Lapisan pemberi persetujuan kedua): Upper job position; Value: Requested - 1 Upper position.
    Artinya, sistem akan mengirim request terkait manpower, dalam kasus ini headcount, ke EMYD712 Githa Yeni. Setelah request tersebut di-approve, request terkait manpower akan memerlukan approval final dari 1 Upper position dari requestor (satu lapisan jabatan di atas karyawan yang melakukan request) tersebut

  2. Jika pengaturan sudah sesuai, klik “Save changes”.

  3. Kemudian, Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Anda dapat melihat approval layer dari karyawan tertentu dengan klik “Preview approval layer”.

  4. Maka, Anda dapat melihat pop-up preview approval layer. Anda dapat memilih Approval setting, kemudian memilih nama karyawan pada kolom Employee. Jika sudah sesuai, klik “Preview”.

  5. Maka, muncul keterangan layers of approval di bagian ini.

Demikian cara mengatur proses approval Manpower Planning agar sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda melalui Mekari Talenta. Selanjutnya, Anda bisa mempelajari bagaimana cara menyetujui atau menolak pengajuan Manpower Planning dari karyawan, di sini.