Pada Talenta, Anda bisa menambahkan hari libur khusus atau cuti bersama (special holiday) di luar hari libur nasional yang ditetapkan pemerintah. Hari libur khusus tersebut bisa ditetapkan pada karyawan tertentu saja, berdasarkan Branch, Organization, Job Position, Job Level, Religion, dan Employment Status.
Penting
Apabila saldo time off yang dimiliki oleh karyawan tidak mencukupi (berdasarkan list time off policy layer yang sudah diatur), maka hari libur khusus (Special holiday) akan tetap diberikan tanpa adanya pengurangan saldo time off.
Berikut langkah-langkahnya.
Masuk ke menu "Settings".
Pada tab Time, klik Holiday.
Pilih tab “Special Holiday”.
Klik tombol “Add special holiday”.
Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Tambahkan nama hari libur pada kolom Holiday name dengan jumlah maksimal karakter 60.
Tentukan tanggal libur pada kolom Date.
Anda bisa menambahkan keterangan mengenai hari libur (opsional) pada kolom Note dengan jumlah karakter maksimal 200.
Kemudian, Anda dapat menerapkan special holiday ini ke seluruh karyawan dengan klik “All employees”.
Namun, apabila Anda hendak menerapkan ini ke kriteria kategori karyawan tertentu, maka Anda dapat memilih “Selected criteria”. Maka, Anda dapat klik “Add criteria” untuk memilih berdasarkan kriteria karyawan apakah penerapan special holiday ini, seperti Branch, Organization, Job Position, Job Level, Religion, Employment Status, dan kriteria lainnya.
Sebagai contoh kasus, Anda ingin memberikan special holiday untuk karyawan dengan status pekerjaan penuh waktu untuk merayakan tahun baru. Maka, Anda dapat memilih kriteria Employment status, lalu centang checkbox Permanent.
Setelah itu, Anda dapat klik pada bagian kosong di halaman ini, untuk memberikan tampilan seperti pada gambar di bawah. Kriteria yang dipilih akan dicantumkan pada bagian “is any of [kriteria terpilih]” seperti pada gambar di bawah.
Anda juga bisa menambahkan kriteria lainnya dengan klik “Add criteria”. Atau, menghapus kriteria dengan klik ikon “-”.
Anda bisa mencentang “Apply to new hire”, untuk menerapkan hari libur tersebut untuk karyawan baru sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.
Atau centang “Notify employee via email”, jika ingin karyawan mendapatkan pemberitahuan terkait hari libur melalui email.
-
Centang checkbox “Deduct time off balance on this special holiday” apabila Anda ingin sistem secara otomatis mengurangi saldo cuti karyawan terpilih pada special holiday ini.
- Balance will be deducted immediately when this special holiday is created: Pilih opsi ini apabila Anda ingin sistem secara otomatis mengurangi saldo cuti tepat pada saat pengaturan ini disimpan (save).
- Balance will be deducted on this special holiday’s date: Pilih opsi ini apabila Anda ingin sistem secara otomatis mengurangi saldo cuti pada saat tanggal special holiday. Semisal, pada panduan ini, diatur special holiday tanggal 31 Desember 2025, maka saldo karyawan berkurang pada tanggal tersebut.Penting
Beberapa pengaturan tidak dapat di-edit, seperti deduction time off balance on this special holiday dan time off policy layer. Admin dapat membuat pengaturan baru dan menghapus pengaturan lama jika diperlukan. -
Selanjutnya, apabila Anda memilih opsi “Deduct time off balance on this special holiday”, maka akan muncul beberapa pengaturan tambahan seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah. Klik “Add time off policy” untuk memilih aturan cuti yang sebelumnya telah Anda buat di sistem Talenta.
- Sistem akan melakukan pengecekan ketersediaan saldo cuti secara berurutan, mulai dari layer nomor 1 hingga layer terakhir.
- Opsi yang tersedia hanya mencakup jenis cuti yang bukan termasuk special leave dan bukan cuti dengan saldo tidak terbatas (unlimited balance). Jenis cuti yang dipilih akan ditampilkan pada baris pertama, dan akan berlanjut ke baris berikutnya apabila Anda menambahkan aturan lain dengan menekan tombol yang sama. Klik “Save” untuk menyimpan.
Maka, special holiday yang telah Anda buat, akan terlihat seperti berikut.
Klik “Action” lalu pilih Edit jika ingin melakukan perubahan atau pilih Delete untuk menghapusnya.
Demikian penjelasan mengenai cara menambahkan special holiday pada menu Settings. Jika Anda ingin mengatur overtime multiplier untuk shift holiday Anda bisa klik di sini.