Succession Plan pada Talenta Performance dapat digunakan untuk mengidentifikasi karyawan yang berpotensi untuk menempati key position di masa depan dan mengelompokkannya ke dalam succession pool .
A. Cara Membuat Succession Plan
Berikut langkah-langkah untuk membuat sucession plan:
- Masuk ke link performance review yang ada di dashboard Talenta.
- Pilih menu“Succession Pool”.
- Pada bagian ini, Anda dapat melihat daftar succession pool berdasarkan Key Position yang telah dibuat beserta organization dan successor talentnya.
- Apabila Anda menggeser toggle ke arah “Employee”, Anda akan diarahkan kepada tampilan daftar karyawan yang sudah diidentifikasi sebagai karyawan berpotensi untuk masing-masing key position.
- Anda juga dapat melakukan filter berdasarkan divisi atau organisasi dan klik“Apply Filter”untuk menerapkan filter.
- Untuk membuat succession pool yang baru, klik “Create Succession Pool”.
- Tentukan key position untuk succession pool yg akan dibuat. Daftar key position yang ada di sini sesuai dengan job position Talenta.
- Lalu pilih organisasi yang sesuai dengan Key Position. Misalnya posisi UI Design Lead masuk ke Organization Product & Technology.
- Masukkan masa jabatan karyawan jika diperlukan sebagai syarat identifikasi karyawan sebagai successor.
- Pilih status karyawan yang berada pada perusahaan apakah permanen, kontrak, freelance atau lainnya jika status karyawan diperlukan sebagai syarat identifikasi karyawan sebagai successor.
- Lalu, klik “Next”.
- Pilih tipe assessment yang Anda inginkan. Anda dapat memilih Talenta performance jika assessment dilakukan menggunakan cycle di dalam Talenta performance, atau Manual input jika Anda menggunakan pihak ketiga untuk melakukan assessment terhadap successor.
- Jika Anda memilih Talenta performance, Anda dapat pilih template yang Anda gunakan di dalam cycle yang dibuat untuk melakukan assessment terhadap successor. Memilih template di tahapan ini gunanya untuk mencocokan category yang ada di dalam template dengan competency yang akan ditentukan di dalam succession pool. Untuk melihat isi template, Anda dapat klik “View template”.
- Isikan minimum value atau standard value untuk setiap competency dari key position.
- Namun jika Anda memilih “Manual input”, Anda dapat menambahkan competency item dengan klik “Add competency item”. Competency yang ada di dalam pilihan dapat ditambahkan, diubah atau dikurangi melalui “Competency item” yang ada di menu Settings.
- Pilih kompetensi yang Anda inginkan dengan klik “Select competency” dan isi minimum value yang Anda inginkan. Anda juga dapat menambahkan item lainnya dengan klik “Add competency item”.
- Klik “Next” untuk melanjutkan.
- Klik “Add talent” untuk menambahkan karyawan yang berpotensi menjadi successor untuk key position.
- Klik tanda “+” untuk menambahkan karyawan dan tanda “-” untuk menghapus karyawan. Dan klik “Add” untuk menyimpan.
- Anda dapat klik “Filter” untuk mencari karyawan berdasarkan filter branch, organization, job level, job position,employee status, dan service length.
- Selanjutnya, Anda dapat menentukan Readiness level (opsional) yang didasarkan dari hasil assessment. Anda dapat mengosongkan terlebih dahulu dan mengubahnya nanti di halaman succession pool detail ketika sudah melihat gap hasil assessment untuk setiap successor.
- Maka, hasil Succession pool yang telah Anda buat terlihat seperti berikut. Klik “View detail” untuk melihat secara detil.
- Jika key position yang ditentukan vacant dan ada successor yang sudah memenuhi standard competency yang ditentukan, Anda dapat mempromosikannya pada posisi tersebut dengan klik “Action” dan pilih “Promote”.
Jika Anda sudah mengkonfirmasi action promote untuk succession terkait, sistem akan mengirimkan notifikasi ke Super Admin Default Talenta melalui inbox Talenta dan email. Selanjutnya Super Admin Talenta dapat melanjutkan proses employee transfer dengan menekan tombol proceed promote yang ada di inbox Talenta ataupun email.
- Lalu, akan muncul pop up konfirmasi, klik “Promote” untuk melanjutkan.
- Anda dapat mengubah readiness level dengan klik “Edit readiness” dan hapus karyawan dengan klik “Remove from pool”.
- Klik “View detail” untuk melihat hasil perbandingan antara standard competency yang ditentukan dengan hasil assessment yang sudah dilakukan untuk successor.
- Klik “Edit” untuk mengubah succession pool yang telah Anda buat.
- Atau Anda juga dapat menambahkan karyawan dengan klik “Add Successor Talent”.
B. Cara Mengatur Competency Items
Anda juga dapat melakukan pengaturan pada competency item melalui bagian Settings pada Talenta Performance Review. Berikut langkah-langkahnya:
- Klik menu Competency item pada bagian Settings.
- Klik “Add competency” untuk menambahkan kompetensi baru.
- Masukkan nama kompetensi dan deskripsi lalu klik “Add”.
- Maka hasil competency item yang telah Anda buat akan seperti ini. Anda dapat melakukan pengeditan dengan klik ikon “pensil” atau menghapusnya dengan klik ikon “tempat sampah”.
Competency item yang sudah digunakan, tidak dapat dihapus dan ditandai dengan ikon “tempat sampah” yang disable (tidak dapat di klik).
Demikian adalah cara mengelola succession plan pada Talenta Performance. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari cara mengelola Program dan Action Plan pada Individual Development Plan di sini.
