Melalui Mekari Talenta, Anda dapat membuat surat teguran atau reprimand yang dapat Anda atur berapa lama berlakunya reprimand tersebut serta tipe reprimand apa yang diberikan kepada karyawan. Berikut langkah-langkahnya:

A. Cara Membuat Tipe Reprimand

1. Masuk ke menu “Employees”, lalu pilih Reprimand.
   

2. Klik “Create” dan pilih Create Type.
   

3. Isi form pembuatan tipe Reprimand sesuai dengan penjelasan berikut ini.
   

   No.	Nama Tombol/Kolom	Penjelasan
   1.	Type name	Isi dengan nama tipe surat peringatan.
   2.	Description	Isi dengan keterangan mengenai surat peringatan ini.
   3.	Default duration	Isi dengan angka (dalam jumlah bulan) dari durasi surat peringatan ini.
   4.	Add custom field	Klik untuk memilih custom field yang telah Anda tambahkan pada pengaturan sebelumnya. Untuk mempelajari panduannya, klik di sini. Setelah Anda memilih, maka muncul opsi berikut ini. - Apabila custom field yang Anda pilih merupakan opsi Dropdown list, maka Anda dapat mencentang mana saja opsi yang akan muncul saat pembuatan reprimand. - Apabila custom field yang Anda pilih merupakan tipe Text input, Text area, Date, atau Number (days), maka Anda tidak perlu mencentang opsi apapun. - Anda dapat menghapus Custom field yang telah dipilih dengan klik ikon “-”.

4. Jika data yang Anda isi di form pembuatan tipe Reprimand sudah lengkap, klik “Save”.
   
5. Maka Anda dapat melihat tipe yang telah Anda buat di tab Type settings.
   
6. Anda juga dapat klik “Action” lalu pilih Edit untuk mengubah tipe reprimand yang telah dibuat. Selain itu, Anda juga dapat menghapusnya dengan klik Deactivate terlebih dahulu, sebelum klik Delete.
   

B. Cara Membuat Reprimand

1. Masuk ke menu “Employees”, lalu pilih Reprimand.
   

2. Klik “Create” dan pilih Create reprimand.
   

3. Masukkan nama karyawan pada kolom Assign To.
   
   

   Apabila karyawan tersebut memiliki reprimand, maka Anda dapat melihat banner seperti pada contoh berikut ini.
   

4. Pilih tipe reprimand yang ingin digunakan pada kolom Reprimand type.
   

5. Isikan tanggal berlakunya reprimand pada Effective Date dan tanggal berakhirnya reprimand pada End Date.
   

6. Tambahkan keterangan mengenai reprimand yang dibuat pada kolom Notes.
   

7. Anda dapat menambahkan manager atau approver line dari karyawan tersebut untuk menerima update  email mengenai reprimand yang diberikan.
   

   Anda dapat menambahkan manager atau approver line dari karyawan yang bersangkutan.

8. Klik "Choose file” untuk melampirkan dokumen.
   

9. Klik tombol “Create” untuk menyimpan.
   

10. Maka, Reprimand yang telah Anda buat akan terlihat seperti ini.
    

    Tombol "Actions" hanya tersedia pada status Reprimand Active. Sedangkan, untuk status Expired dan Cancelled, tombol yang tersedia hanya See details.

11. Untuk melihat reprimand lebih detil klik “Action” dan pilih See details.
    

12. Lalu, akan muncul pop up seperti berikut. Selain melihat reprimand dengan lebih detil, Anda juga dapat memberikan feedback, pada kolom yang telah disediakan.
    

13. Lalu, untuk mengubah informasi reprimand, Anda dapat klik “Action”, lalu pilih Edit. Selain itu, Anda juga dapat klik Cancel reprimand untuk membatalkan reprimand.
    
    

    Anda hanya dapat melakukan tindakan Edit dan Cancel untuk Reprimand dengan status Active saja.

14. Anda juga dapat mengimport reprimand dengan klik ikon “Import”.
    

15. Kemudian, klik “Template_Reprimand.xlsx” untuk mengunduh template yang disediakan Talenta.
    

16. Isi kolom yang sudah disediakan.
    
    

    Pada tabel G dan seterusnya merupakan kolom untuk pengisian Custom field (apabila ada).

     

17. Klik “Choose file” untuk mengunggah template yang sudah Anda isi.
    

18. Klik “Save” untuk menyimpan.
    

19. Maka, data yang Anda impor akan terlihat seperti ini.
    

Demikian cara mengelola fitur Surat Peringatan (Reprimand letter) pada Talenta. Pelajari sekilas tentang Menu Company di sini.