Selain Anda dapat menambahkan perubahan komponen penggajian secara manual, Anda juga dapat menambahkan perubahan komponen penggajian tersebut secara massal dengan menggunakan fitur Export/Import Payroll Component. Fitur ini dapat Anda pergunakan apabila Anda ingin merubah informasi secara sekaligus dalam satu kali transaksi.
Berikut langkah-langkahnya.
- Masuk ke menu Payroll.
- PIlih sub-menu Update Payroll Component.
- Klik tombol “Update Component”.
- Pilih tipe payroll component yang akan Anda perbaharui. Pilih Adjustment jika Anda ingin menyesuaikan data yang telah disimpan pada sistem sebelumnya, atau pilih Expired jika payroll component sudah kadaluarsa.
- Lengkapi tanggal efektif komponen payroll mulai diberlakukan pada bagian Effective Date.
- Masukkan informasi deskripsi perubahan komponen bila diperlukan pada bagian Description.
- Centang pada informasi End date apabila komponen tersebut memiliki batas tanggal penggunaan. Sehingga apabila sudah melewati batas waktu tersebut, nominal komponen akan berubah menjadi 0 (nol).
Apabila tidak ada Expiry dates untuk komponen tersebut, Anda tidak perlu mencentang informasi ini.
- Centang pada informasi Backpay apabila komponen tersebut ada backpay atau pembayaran secara rapel. Kemudian isi tanggal effective rapel komponen tersebut.
Contoh: Apabila kenaikan Tunjangan Harian seharusnya terjadi pada 2 bulan yang lalu misal Juli, namun untuk SK (Surat Keputusan) baru keluar pada bulan September, maka pada bulan September karyawan akan menerima Tunjangan Harian baru dan Backpay Tunjangan Harian dari bulan Juli dan bulan Agustus (effective date diisi dengan 1 September, dan payment date diisi 1 Juli).
Apabila tidak ada Backpay untuk komponen tersebut, Anda tidak perlu mencentang informasi ini.
- Klik "Export" untuk mengunduh template yang disediakan oleh Talenta.
- Isikan data informasi pada template Update Payroll Component.
No Kolom Deskripsi 1. Id Employee* Wajib diisikan dengan nomor ID dari karyawan yang ingin diubah payroll component-nya
2. Full Name Isikan dengan nama Karyawan yang ingin diubah payroll component-nya
3. Component Id* Wajib diisi dengan Component ID yang yang terdapat pada sheet List of Component
4. Component Name Isikan dengan nama komponen payroll sesuai dengan nama komponen yang tertera pada sheet List of Component
5. Old Amount Isikan dengan informasi jumlah nominal payroll component yang lama (Kosongkan apabila baru)
6. New Amount* Wajib diisi dengan informasi jumlah nominal payroll component yang baru
- Klik “Import” untuk mengunggah template Update Payroll Component.
- Hasil impor akan muncul seperti berikut.
- Klik “Submit” untuk menyimpan data perubahan komponen gaji yang telah Anda lakukan.
- Transaksi yang sudah Anda input, akan tercatat pada Tab Update history.
- Anda juga dapat melihat data yang sudah terinput pada tab Employee history.
Demikian cara melakukan export/import payroll component pada Talenta. Setelah itu Anda dapat lanjutkan dengan run payroll, klik di sini untuk melihat langkah-langkahnya.