Laporan merupakan menu yang akan menampilkan hasil akhir dari penilaian. Laporan Talenta Performance dapat Anda akses melalui menu Reports di bagian Reviews. Terdapat tiga laporan yang disediakan oleh Talenta yaitu Review, 9 Box Matrix, dan Goals.
A. Reviews
I. Summary
- Pada Talenta Performance, klik menu Reports kemudian pilih Reviews.
- Anda akan otomatis masuk ke tampilan dari Summary.
- Filter siklus yang ingin Anda tampilkan. Anda dapat memilih lebih dari 1 siklus dengan mencentang pilihan pada Select cycle.
- Masukkan periode siklus yang ingin ditampilkan dengan klik tanggal dimulai dan berakhirnya periode tersebut.
- Gunakan ini untuk memfilter tampilan berdasarkan Organization, Branches, Job Position, dan Job Level.
- Apabila Anda sudah melakukan filter laporan, Anda dapat klik “Generate”. Maka akan ditampilkan hasil akhir penilaian untuk masing-masing siklus. Hasil akhir penilaian per metode dapat ditampilkan seperti atas (muncul bobot angka penilaian), apabila Anda mengaktifkan fitur Use weight, klik di sini untuk mengaktifkan.
- Gunakan filter column visibility disini untuk memilih informasi apa saja yang ingin ditampilkan pada tabel. Juga gunakan Search bar untuk mencari data tertentu dengan memasukkan kata kunci.
- Anda dapat klik “Download.xls” untuk mengunduh laporan dalam bentuk Excel.
- Setelah itu akan muncul notifikasi seperti berikut, yang menginfokan bahwa laporan akan dikirimkan ke email Anda.
II. Detail Report
Pada Detail Report, akan ditampilkan secara detail jawaban yang diinput oleh reviewer. Ikuti langkah berikut untuk men-generate summary report:
- Klik tab "Detail".
- Filter siklus yang ingin Anda tampilkan. Anda dapat memilih lebih dari 1 siklus dengan mencentang pilihan pada Select cycle.
- Masukkan periode siklus yang ingin ditampilkan dengan klik tanggal dimulai dan berakhirnya periode tersebut.
- Pilih metode dalam siklus yang ingin ditampilkan dengan mencentang checkbox satu per satu. Laporan dapat ditarik lebih dari 1 metode.
- Apabila Anda sudah melakukan filter laporan, Anda dapat klik “Generate”. Maka Anda akan melihat data detil cycle review. Anda dapat klik “Download” untuk melihat detail jawaban yang diinput oleh reviewer kepada karyawan. File yang Anda unduh akan dikirimkan langsung ke email Anda.
- Gunakan filter column visibility disini untuk memilih informasi apa saja yang ingin ditampilkan pada tabel.
- Anda dapat klik “Download.xls” untuk mengunduh laporan dalam bentuk excel.
- Current Format (.xls): Menampilkan rating asli dari masing-masing indikator.
- Previous format (.xls): Menampilkan nilai hasil konversi bobot per indikator. - Setelah itu akan muncul notifikasi seperti berikut, yang menginfokan bahwa laporan akan dikirimkan ke email Anda.
B. 9 Box Matrix
Laporan ini berfungsi untuk membantu mengkategorikan karyawan berdasarkan hasil review dalam bentuk matriks. Ikuti langkah berikut untuk men-generate laporan 9 Box Matrix:
I. Generate
- Pastikan Anda sudah membuat template review dengan 3 legend (misalnya: low, moderate, dan high) dengan menggunakan question type rating atau percentage.
- Anda dapat membuat 2 penilaian / 2 siklus review yang terbagi menjadi penilaian potential dan penilaian performance yang hasilnya akan digunakan dalam matrix.
- Klik menu Reports lalu klik “9 Box Matrix”. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Generate.
| No. | Nama Tombol/Kolom | Deskripsi |
| 1 | Select potential cycle | Anda memilih opsi potential cycle berikut: - Select from cycle: Anda dapat memilih hasil dari review cycle. - Import from other document: Anda dapat mengunggah hasil review dari dokumen lain melalui spreadsheet secara massal. Pelajari caranya di sini. Kemudian, isi kolom-kolom pada pop-up berikut dan klik “Submit”. |
| 2 | Select performance cycle | Anda memilih opsi performance cycle berikut: - Select from cycle: Anda dapat memilih hasil dari review cycle. - Import from other document: Anda dapat mengunggah hasil review dari dokumen lain melalui spreadsheet secara massal. Pelajari caranya di sini. Kemudian, isi kolom-kolom pada pop-up berikut dan klik “Submit”. |
| 3 | Result name | Berikan nama pada hasil generate 9 box matrix ini. |
- Klik “Generate”.
- Maka, akan ditampilkan penilaian dalam bentuk grid sebagai berikut.
- Cara membaca laporan: Apabila karyawan memiliki penilaian potensial yang Rendah, dan penilaian terhadap performancenya Tinggi, maka penilaian yang didapatkan oleh karyawan tersebut adalah Trusted.
- Anda dapat mengkustom template jumlah 9 box melalui halaman 9 box configuration. Berikut tampilan dari Grid dengan jumlah 5x5. - Penamaan pada masing-masing grid, dapat dilakukan perubahan dengan mengarahkan kursor ke grid yang ingin Anda ubah lalu klik ikon “Pensil”.
- Lalu, isikan dengan nama yang baru dan klik “Save” untuk menyimpan perubahan.
Maksimal karakter dari penamaan grid adalah 60 karakter.
- Kemudian, Anda juga dapat melihat detail daftar employee pada masing-masing grid dengan klik pada tombol seperti pada gambar di bawah ini.
- Maka daftar nama employee akan ditampilkan seperti berikut.
- Anda dapat klik “Actions” untuk melakukan beberapa tindakan pada nama karyawan tersebut.
- Create IDP: Klik untuk membuat rencana pengembangan performa karyawan melalui Individual Development Plan Talenta Performance.
- Assign as successor: Klik untuk menerapkan karyawan sebagai successor. Anda akan diarahkan ke tampilan berikut, dimana Anda dapat memilih nama Succession plan sebelum klik “Assign”.
- Request transfer employee: Klik untuk mengajukan pemindahan posisi karyawan untuk keperluan tertentu seperti promosi, transfer, rotasi, demosi, dan lain - lain. Anda akan diarahkan ke tampilan berikut, dimana Anda dapat memilih Transfer type sebelum mengajukan request. - Hasil dari laporan 9 Box Matrix ini, dapat Anda download menjadi xls. File dengan klik “Download XLS”.
- Maka laporan akan dikirimkan ke email Anda saat proses sudah selesai.
II. Result
- Klik menu Reports lalu klik “9 Box Matrix”. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman Generate.
- Klik tab Result untuk melihat daftar hasil generate reports sebelumnya. Pada daftar yang ada, klik “Action”.
- Maka, Anda dapat melakukan kedua tindakan berikut.
- View result: Klik untuk membuka hasil generate 9 box matrix tersebut.
- Download: Klik untuk mengunduh laporan 9 box matrix tersebut dalam bentuk spreadsheet. Laporan tersebut akan dikirimkan ke email Anda. - Berikut adalah contoh View result tampilan generate 9 box matrix. Anda dapat mengunduh result ini dengan klik “Download”.
C. Goals
I. Summary Reports
Pada Summary reports, Anda dapat melihat rangkuman goals yang dapat Anda filter sesuai dengan kebutuhan pembuatan laporan.
- Pada Talenta Performance, klik menu Reports kemudian pilih Goals.
- Anda akan otomatis masuk ke tampilan dari Summary Reports.
- Filter goal yang ingin Anda tampilkan dengan mencentang pilihan pada Select goal.
- Gunakan ini untuk memfilter tampilan berdasarkan Organization, Branches, Job Position, dan Job Level.
- Masukkan periode siklus yang ingin ditampilkan dengan klik tanggal dimulai dan berakhirnya periode tersebut.
- Apabila Anda sudah melakukan filter laporan, Anda dapat klik “Generate”. Maka akan ditampilkan rangkuman goal yang telah dipilih dalam bentuk list pada periode dan filter yang telah diterapkan tersebut seperti berikut.
- Gunakan Search bar untuk mencari data tertentu dengan memasukkan kata kunci.
- Anda dapat klik “Download.xls” untuk mengunduh laporan dalam bentuk Excel.
- Setelah itu akan muncul notifikasi seperti berikut, yang menginfokan bahwa laporan akan dikirimkan ke email Anda.
II. Detail Report
Pada Detail Report, akan ditampilkan secara detail jawaban yang diinput oleh reviewer. Ikuti langkah berikut untuk men-generate summary report:
- Klik tab "Detail".
- Gunakan ini untuk memfilter tampilan berdasarkan Organization, Branches, Job Position, dan Job Level.
- Masukkan periode siklus yang ingin ditampilkan dengan klik tanggal dimulai dan berakhirnya periode tersebut.
- Apabila Anda sudah melakukan filter laporan, Anda dapat klik “Generate”. Maka akan ditampilkan rincian goal dengan filter dan periode yang telah dipilih dalam bentuk list.
- Gunakan search bar dengan mengetikkan nama karyawan jika diperlukan.
- Anda dapat klik “Download.xls” untuk mengunduh laporan dalam bentuk excel.
Demikian adalah panduan cara mengelola reports pada Talenta Performance. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari tentang Pending Action (Review) pada Talenta Performance di sini.