Overtime Policy digunakan untuk menambahkan pengaturan kebijakan lembur apabila ada lebih dari satu kebijakan overtime pada perusahaan. Sebelumnya, Anda juga dapat mempelajari cara melakukan pengaturan kebijakan jumlah maksimal lembur di sini.

Berikut adalah langkah-langkah mengelola pengaturan Overtime policy:

1. Masuk ke menu “Settings”.
   

2. Pada menu Time, klik Overtime.
   

3. Klik tab "Overtime policy".
   

A. Membuat Overtime Policy

1. Klik "Create policy" untuk menambahkan kebijakan lembur.
   

2. Isikan nama kebijakan overtime pada bagian "Overtime policy name".
    

3. Pilih tipe kompensasi lembur pada kolom “Compensation type” untuk menentukan bentuk imbalan yang diterima karyawan. Pilih opsi Combined compensation jika perusahaan memberikan kompensasi ganda berupa uang lembur dan tambahan saldo cuti lembur secara bersamaan. Jika hanya ingin memberikan kompensasi finansial yang masuk ke penggajian, Anda dapat memilih Paid overtime. Sementara itu, pilih Overtime leave apabila kompensasi dialihkan sepenuhnya menjadi hak cuti libur karyawan sebagai pengganti pembayaran uang lembur. 
   

4. Selanjutnya, tentukan opsi mata uang yang akan digunakan untuk perhitungan upah lembur. Opsi yang tersedia didapatkan dari pengaturan currency rate payroll component.
   

   Apabila Anda memilih mata uang selain “Default - Indonesia Rupiah”, maka muncul kolom Currency method. Anda dapat memilih salah satu di antara kedua pilihan berikut:
   - Convert to Indonesian Rupiah: Perhitungan lembur akan dikonversi ke Rupiah (IDR) menggunakan kurs yang telah ditentukan pada pengaturan Payroll - Currency rate settings.
   - Keep in original currency: Perhitungan lembur tetap menggunakan mata uang asing yang dipilih dan ditampilkan sesuai mata uang tersebut pada slip gaji.
   

5. Centang "No rounding" jika tidak ada pembulatan menit pada kebijakan lembur.
   

6. Apabila Anda memilih opsi pembulatan waktu lembur, maka isikan rinciannya di kolom yang tersedia. Untuk menghapus durasi pembulatan yang telah dibuat, klik ikon “-”.
   
   

   Contoh di atas berarti untuk waktu lembur 20-39 menit akan dibulatkan oleh sistem menjadi 30 menit. Kemudian, waktu lembur 40-59 menit akan dibulatkan menjadi 60 menit.

7. Setelah itu, Anda dapat memilih opsi rate-nya secara lebih spesifik pada bagian Custom multiplier rate, yaitu secara Daily (kompensasi lembur dihitung berdasarkan jumlah hari karyawan melakukan lembur) atau Hourly (kompensasi lembur dihitung berdasarkan jumlah jam karyawan melakukan lembur).
   
   

   Apabila Anda mengaktifkan opsi Custom multiplier rate ini, maka Anda wajib menentukan secara kustom mengenai perhitungan rate-nya, seperti pada penjelasan di bawah ini:
   - Fixed amount: Pilih opsi ini jika besaran tarif (rate) per jam maupun harian bernilai tetap. Nominalnya dapat Anda masukkan pada kolom “Amount”.
   
   - Default formula: Pilih opsi ini jika besaran tarif dihitung berdasarkan standar formula sistem, yaitu total gaji pokok (ditambah tunjangan tertentu) dibagi dengan koefisien tertentu. Nilai koefisien dapat Anda tentukan pada kolom “Coefficient”, serta tunjangan yang relevan dapat ditambahkan melalui kolom “Allowance”. Untuk menghapus allowance yang sudah Anda pilih, klik ikon “-”.
   
   Pada opsi Default formula ini, Anda dapat mencentang Enable backpay overtime untuk menghitung ulang (recalculate) kekurangan bayar nilai lembur jika ada kenaikan/penyesuaian gaji pokok (basic salary) yang berlaku surut (retroactive). Contoh kasus: Pada bulan Januari, gaji karyawan Rp 5.000.000 dan ia melakukan lembur. Pada bulan Maret, perusahaan memutuskan menaikkan gaji karyawan menjadi Rp 6.000.000, yang berlaku efektif sejak Januari (backpay/rapel). Jika opsi ini diaktifkan, sistem akan otomatis menghitung selisih uang lembur bulan Januari dan Februari menggunakan basis gaji baru (Rp 6.000.000) dan membayarkan kekurangannya pada penggajian berikutnya.
   
   - Custom formula: Pilih opsi ini jika perhitungan tarif menggunakan rumus kustom berbasis model formula terdahulu (legacy formula). Anda dapat menambahkan rumusnya dengan klik tombol “Add formula”. 
   
   Maka, muncul pop-up berikut. Klik “+Add parent” untuk menambahkan kriteria baris baru pada rumus perhitungan. Selanjutnya, tentukan kriteria berdasarkan jabatan pada kolom Job Position dan atur formula komponen kompensasi pada kolom Amount. Anda juga dapat menambah atau menghapus kondisi variabel menggunakan tombol simbol “+” dan “x”, lalu klik “Save” untuk menyimpan pengaturan rumus tersebut. 
   

8. Kemudian, Anda wajib memilih salah satu opsi pada bagian Compensation rate untuk shift yang tidak di-assign. Anda dapat memilih opsi “Per day” jika tarif kompensasi lembur dihitung dengan nilai tetap per hari. Nominalnya dapat Anda masukkan pada kolom “Amount”. 
   

9. Atau, pilih opsi “Custom multiplier” jika perhitungan kompensasi lembur diatur bertingkat berdasarkan rentang durasi kerja lembur. Anda dapat menentukan rentang durasi pada kolom “Overtime hours” dan memasukkan pengali kompensasinya pada kolom “Multiplier”. Selain itu, Anda juga dapat menambahkan rate per jam tambahan dengan klik “+ Add hourly rate”. Lalu, apabila Anda hendak menghapus tingkatan aturan yang tidak diperlukan, klik “Remove”. 

   Penting
   Untuk menggunakan fitur Custom multiplier pada pembuatan Overtime policy, hubungi support-hr@mekari.com.
   
   

   - Contoh kasus 1 (seluruh pengali kompensasi merupakan tarif per jam):
   Sebagai gambaran, penggunaan skema pengali lembur di atas menunjukkan penerapan rate berlapis oleh perusahaan. Saat karyawan melakukan lembur kurang dari 2 jam, kompensasinya dihitung 2 kali lipat dari daily rate yang telah ditentukan. Akan tetapi, apabila durasi lembur melampaui 3 jam, maka dihitung 3 kali lipat dari daily rate.
   - Contoh kasus 2 (pengali kompensasi per jam dan harian):
   Sebagai contoh, perusahaan menetapkan Daily rate dengan Fixed amount sebesar Rp100.000 dan Hourly rate menggunakan Custom formula Salary/173, yang menghasilkan Rp30.000 per jam untuk gaji Rp5.190.000. Pada durasi lembur 0–2 jam, kompensasi dihitung sebesar 0,75 kali daily rate, yaitu 0,75 × Rp100.000 = Rp75.000. Sementara itu, untuk lembur selama 2 jam atau lebih, kompensasi mencakup 1,5 kali daily rate (1,5 × Rp100.000 = Rp150.000) ditambah kompensasi per jam sebesar 0,5 kali hourly rate, yaitu 0,5 × Rp30.000 = Rp15.000 untuk setiap jam lembur yang masuk ke rentang ini. Dengan demikian, karyawan yang lembur selama 1,5 jam atau tepat 2 jam menerima kompensasi sebesar Rp75.000. Jika karyawan lembur selama 3 jam, kompensasinya menjadi Rp75.000 + Rp150.000 + (1 × Rp15.000) = Rp240.000. Sementara itu, jika karyawan lembur selama 4 jam, total kompensasinya adalah Rp75.000 + Rp150.000 + (2 × Rp15.000) = Rp255.000. Karena Anda perlu mengubah Multiplier dari Daily rate menjadi Hourly rate (atau sebaliknya), Anda dapat klik ikon “tanda panah ke bawah”.
   
   Maka pengaturan custom multiplier-nya seperti berikut.
   

10. Selain itu, Anda dapat menetapkan kebijakan kompensasi lembur khusus untuk shift tertentu dengan klik “Add shift”. Langkah ini akan menampilkan kolom pengaturan Compensation rate sesuai shift yang Anda tentukan pada bagian “Select shift”. Selanjutnya, pilih skema penghitungan kompensasi yang diinginkan, baik secara “Per day” maupun “Custom multiplier”. Jika ingin menghapus kebijakan ini, Anda dapat klik ikon “-”.
    

11. Pada bagian Minimum overtime paid duration, Anda dapat menentukan ambang batas durasi minimal agar lembur karyawan dapat dihitung dan dibayarkan. Masukkan batas minimal menit lembur sebelum jam kerja dimulai pada kolom “Overtime payment before the shift starts”, serta batas minimal menit lembur setelah jam kerja berakhir pada kolom “Overtime payment after the shift ends”.
    
    

    - Overtime payment before shift starts (menit): Durasi minimal sebelum mulai penghitungan lembur sebelum jam masuk kerja. Apabila diisi dengan 60 menit, maka pada menit ke-61 baru akan dimulai perhitungan lemburnya. Namun, 60 menit pertama tetap akan dibayarkan.
    - Overtime payment after shift ends (menit): Durasi minimal sebelum mulai penghitungan lembur setelah jam pulang kerja. Apabila diisi dengan 60 menit, maka pada menit ke-61 baru akan dimulai perhitungan lemburnya. Namun, 60 menit pertama tetap akan dibayarkan.

12. Pada bagian Automatic deduct overtime duration, Anda dapat mengurangkan durasi lembur secara otomatis berdasarkan kriteria waktu tertentu. Anda dapat memasukkan total durasi lembur pada kolom “For total overtime duration” dan menetapkan besaran menit pengurangannya pada kolom “Automatically deduct by”. Selain itu, Anda juga dapat mengaktifkan opsi “Enable automatic deduct overtime duration by multiplier” agar pemotongan durasi tersebut diperhitungkan dan diterapkan pada setiap pengali (multiplier) durasi lembur. 
    
    

    Contoh Kasus:
    - Misalnya, suatu perusahaan menerapkan aturan bahwa setiap lembur yang mencapai durasi minimal 4 jam (240 menit) akan dipotong 30 menit secara otomatis untuk waktu istirahat. Maka, Anda dapat mengisi “240 mins” pada kolom “For total overtime duration” dan “30 mins” pada kolom “Automatically deduct by”. Dengan demikian, jika karyawan melakukan lembur selama 4 jam, durasi lembur bersih yang akan dihitung dan dibayarkan oleh sistem adalah 3 jam 30 menit. 
    - Misalnya, perusahaan Anda menetapkan pemotongan otomatis dengan mengaktifkan “Enable automatic deduct overtime duration by multiplier” dengan waktu 30 menit di kolom “Automatically deduct by”, untuk setiap lembur minimal 240 menit di kolom “For total overtime duration”, maka:
    A. Lembur 200 menit → 200 menit (belum mencapai syarat 240 menit, tidak dipotong).
    B. Lembur 240 menit → 210 menit (mencapai syarat, dipotong 30 menit).
    C. Lembur 500 menit → 470 menit (tetap dipotong 30 menit satu kali saja).
    - Namun, apabila “Enable automatic deduct overtime duration by multiplier” dinonaktifkan, maka: 
    A. Lembur 240 menit → dipotong 30 menit (1x kelipatan) → 210 menit.
    B. Lembur 479 menit → dipotong 30 menit (masih 1x kelipatan) → 449 menit.
    C. Lembur 500 menit → dipotong 60 menit (2x kelipatan) → 440 menit.
    D. Lembur 730 menit → dipotong 90 menit (3x kelipatan) → 640 menit.

13. Selanjutnya, klik “Create policy” untuk membuat dan menerapkan kebijakan ini.
    

B. Mengubah dan Menghapus Overtime Policy

1. Seluruh pengaturan kebijakan lembur (Overtime policy) yang pernah Anda buat akan terdaftar pada tab Overtime policy, termasuk aturan Default Policy dari sistem yang selalu berada di baris paling atas. Kebijakan default ini berlaku secara otomatis untuk seluruh karyawan yang tidak terhubung ke kebijakan lembur kustom (custom policy). Untuk mempermudah pencarian pengaturan, Anda dapat memanfaatkan fitur filter berdasarkan “Compensation” dan kolom pencarian “Search policy name” untuk mencari berdasarkan nama kebijakan. 
   
   

   - Default Policy: Pengaturan kebijakan disesuaikan dengan pengaturan Master Overtime perusahaan yang telah dikonfigurasi sebelumnya. Meskipun tidak dapat dihapus, Super Admin/Admin dapat mengedit dan menyimpan perubahan pengaturan Compensation Type, Rounding Setting, Multiplier, Overtime Compensation, dan Minimum Overtime Duration. Selain itu, pada daftar, Anda dapat melihat label Default di sebelah nama kebijakan pada kolom Policy name untuk menandai pengaturan bawaan sistem.
   - Kini, sistem Mekari Talenta hanya menggunakan 1 Multiplier. Pengaturan multiplier day off (hari libur) dari versi sebelumnya secara otomatis dimigrasi oleh sistem menjadi 1 kebijakan (policy) baru tersendiri. Kebijakan baru ini menggunakan nama yang sama dengan kebijakan asli, tetapi mendapat tambahan kata "Day Off" di bagian belakang nama kebijakannya (Policy name).
   - Kolom Compensation type: Menyajikan informasi tipe kompensasi yang diterapkan pada kebijakan tersebut (misalnya: Paid overtime).
   - Kolom Last modified: Menyajikan informasi tanggal dan waktu perubahan kebijakan terkini beserta nama akun yang melakukan pembaruan tersebut.

2. Anda dapat mengubah aturan kebijakan dengan klik “Actions”, lalu klik Edit policy. Sedangkan, untuk menghapus aturan kebijakan, klik Delete policy. 
   
   

   Penting
   Anda tidak dapat menghapus policy yang sudah di-assign ke karyawan. Untuk menghapusnya, Anda dapat memindahkan karyawan tersebut ke policy lainnya terlebih dahulu.