Apabila terdapat kebijakan Cuti baru yang akan diberlakukan pada karyawan perusahaan, Anda dapat menambahkannya pada sub-menu Time Off. Aktivitas ini dapat dilakukan oleh user dengan akses role Superadmin dan Admin.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Masuk ke menu Time Management, pilih Time Off dan Time off balance.
2. Klik “Create Time Off” untuk membuat kebijakan cuti baru.
   
3. Maka Anda akan dibawa ke halaman form Add New Policy pada tab Time Off di menu Setting.
   
4. Lengkapi informasi yang dibutuhkan. Isikan Nama Kebijakan pada "Policy Name", Kode Kebijakan pada "Policy Code" dan Penjelasan lebih lanjut mengenai kebijakan cuti jika ada pada "Policy Description".
   
   

   Kode kebijakan sebaiknya merupakan inisial dari nama cuti, misalnya CT untuk Cuti Tahunan. Kode cuti yang akan ditampilkan pada attendance di menu Employee dan menu Time Off hanya 5 karakter pertama.

5. Isikan tanggal efektif ketika kebijakan cuti dapat mulai digunakan pada "Effective as of".
   
   
6. Apabila Anda mencentang informasi "Default time off for new employee", maka kebijakan cuti tersebut akan otomatis di-assign kepada karyawan yang baru saja di-input. Pengaturan ini dapat juga dipilih sebagai default ke semua karyawan atau dapat dibatasi melalui filter box dengan memilih “Select Filter”.
   
7.  Centang informasi "This policy has unlimited balance", apabila kebijakan cuti yang Anda buat tidak memiliki batasan saldo.
   
8. Selanjutnya, tentukan tipe kebijakan cuti pada "Policy Type". Terdapat tiga tipe kebijakan yang dapat Anda gunakan yaitu:
   1. Anniversary
      Hak cuti akan diperbaharui pada setiap tanggal bergabungnya karyawan tersebut.
      
      Contoh: Karyawan masuk pada tanggal 2 Juni 2017, maka pembaharuan cuti akan terjadi pada 2 Juni 2018.
   2. Monthly
      Hak cuti akan diperbaharui setiap bulan pada tanggal yang telah ditentukan.
      
      

      Pada tipe kebijakan ini, terdapat pengaturan lanjutan, yaitu:

      • Pengaturan "First Emerge" akan menentukan kapan pemunculan saldo cuti untuk yang pertama kali.
        
        
      • Pengaturan "Employee who join before day will be rounded to 1 month" akan menentukan Pembulatan masa kerja berdasarkan tanggal bergabung, menjadi satu bulan. Penentuan ini menjadi dasar perhitungan bulan untuk prorate hari cuti.
        
        Contoh: Bila informasi ini di isi dengan 15, maka artinya Karyawan yang bergabung dari tanggal 1-15, akan dihitung cutinya sejak bulan tersebut. Sedangkan karyawan yang bergabung dari tanggal 16-seterusnya tidak akan mendapat saldo cuti pada bulan tersebut.
      • Pengaturan "Emerge Day" akan menentukan pemunculan cuti berdasarkan :

        Anniversary: Pemunculan cuti berdasarkan tanggal bergabung karyawan di setiap bulan.
        Contoh: Karyawan join pada tanggal 21, maka penambahan saldo cuti bulanan akan terjadi setiap tanggal 21.
        Custom: Pemunculan cuti berdasarkan tanggal tertentu tanpa dipengaruhi tanggal bergabungnya karyawan.
        Contoh: Custom tanggal 1, maka tanggal berapapun karyawan join, akan selalu dimunculkan setiap tanggal 1 pada setiap bulan.
        

   3. Annually
      Hak cuti akan diperbaharui setiap tahun di tanggal yang ditentukan. 
      
      

      Pada tipe kebijakan ini, terdapat pengaturan lanjutan, yaitu:

      • Pengaturan "Day ... Month ..." akan menentukan tanggal pembaharuan saldo cuti karyawan.
        
      • Pengaturan "First Emerge" akan menentukan kapan pemunculan saldo cuti untuk yang pertama kali.
        
      • Apabila Anda mencentang informasi First Emerge, akan kembali muncul pengaturan lanjutan, yaitu
        Effective From Join Date: Centang apabila kebijakan ini akan berlaku mulai dari tanggak join karyawan.
        Prorate on first emerge: Centang apabila pada pemunculan pertamanya, kebijakan ini akan diberlakukan perhitungan prorate.
        Emerge after month: Saldo cuti akan muncul setelah berapa bulan karyawan join.
        First Emerge Status: Cuti akan muncul setelah status karyawan Permanent atau Contract atau Probation
      • Pengaturan "Employee who join before day will be rounded to 1 month" akan menentukan Pembulatan masa kerja berdasarkan tanggal bergabung, menjadi satu bulan. Penentuan ini menjadi dasar perhitungan bulan untuk prorate hari cuti.
        Berikut adalah contoh kasus pemunculan saldo cuti pada tipe kebijakan Annually

        Pengaturan
        Join date	1 Februari 2017
        Renew date	1 Januari
        Effective from join date	-	v	v	-
        Prorate on first emerge	-	-	v	v
        Emerge after	3 bulan

        Pengaturan
        Emerge on	1 Mei 2017
        As of date	Days	Days	Days	Days
        1 Mei 2017	8a	11b	11c	8d
        1 Januari 2018	11e	11f	12g	12h
        1 Januari 2019	12i	12j	12k	12l

        Penjelasan:

        a. Mei-Des 2017 e. Feb-Des 2018 i. Jan-Des 2019

        b. Feb-Des 2017 f. Feb-Des 2018 j. Jan-Des 2019

        c. Feb-Des 2017 g. Jan-Des 2018 k. Jan-Des 2019

        d. Mei-Des 2017 h. Jan-Des 2018 l. Jan-Des 2019

9. Anda juga dapat menentukan Expired Time Off atau masa berakhirnya cuti. Terdapat tiga pengaturan yang dapat Anda pilih, yaitu:
   • Months: Penentuan masa berlaku cuti berdasarkan jumlah bulan tertentu.
     
     Contoh: Penentuan cuti akan expired setelah 3 bulan dari pemunculannya.
   • Selected day & month: Penentuan masa berlaku cuti berdasarkan tanggal tertentu tanpa dipengaruhi tanggal bergabungnya karyawan.
     
     Contoh: Cuti akan expired di setiap tanggal 31 Desember.
   • Minimum expiry: Penentuan masa toleransi diberlakukannya tanggal expired bagi suatu kebijakan cuti, berdasarkan jumlah bulan yang ditetapkan sebelum tanggal expired.
     
     Contoh: Bila minimum expiry 3 bulan, maka saldo cuti yang muncul pada 3 bulan sebelum tanggal expired, baru akan expired di tahun berikutnya.
   • Anniversary (monthly): Penetapan masa berlaku cuti berdasarkan tanggal bergabung karyawan di setiap bulan.
     
     Contoh: Karyawan bergabung di tanggal 12 Februari 2018, maka masa berakhir cuti adalah 12 Maret 2018, 12 April 2018, hingga seterusnya.
   • No expiry date: Cuti tidak memiliki masa berakhir.
     
10. Ketika Anda menggunakan tipe kebijakan Annually, maka Anda dapat menentukan pembulatan yang akan digunakan untuk saldo cuti yang muncul, pada bagian "Rounding", apabila prorate penghitungan cuti memiliki hasil dengan pecahan desimal. 
    
    

    Contoh: 1-4 = round down, 5-9 = round up. Maka, apabila penghitungan cuti karyawan memiliki hasil (misal: 2.4) akan dibulatkan menjadi 2 hari cuti. Selanjutnya, apabila hasil penghitungan dalam pemunculan cuti karyawan memiliki hasil (misal: 2.6) akan dibulatkan menjadi 3 hari cuti.

11. Pada informasi "Balance Generated" Anda juga dapat menentukan jumlah saldo cuti berdasarkan Length of Service karyawan (monthly/yearly).
    
12. Selanjutnya, JIka sudah melengkapi semua informasi yang dibutuhkan, klik “Save & Add Policy”.
    
13. Dengan demikian, kebijakan cuti yang baru Anda buat akan muncul pada sub-menu Time Off dan dapat digunakan.
14. Anda dapat klik pada “Code” kebijakan untuk melihat rinciannya.
    
    
     

Demikian penjelasan mengenai cara membuat kebijakan cuti baru. Untuk mengatur pengaturan kebijakan cuti, Anda dapat klik di sini.