Sebelum membuat jadwal kerja karyawan, Anda harus terlebih dahulu membuat Shift. Aktivitas ini dapat dilakukan pada menu Setting dan hanya user dengan akses role Super Admin dan Admin yang dapat melakukannya.
Berikut langkah-langkahnya:
A. Menambahkan Shift secara Manual
- Masuk ke menu Account Setting.
- Kemudian klik tab Time Management dan pilih Attendance.
- Pilih tab Shift.
- Klik "Add shift" dan pilih Single add.
- Isikan nama shift pada kolom Name.
Apabila Anda mencentang Show in request, maka shift tersebut (shift digunakan dalam schedule employee), akan tetap muncul pada request change shift via website maupun mobile.
- Masukkan jam masuk karyawan pada Schedule In dan jam pulang karyawan pada Schedule Out.
- Masukkan informasi mulainya waktu istirahat pada Break start dan waktu selesainya istirahat pada field Break end.
- Centang Attendance Validation untuk dapat mengisi durasi batas waktu (minimal) karyawan dalam melakukan clock in.
Ketentuan pengisian Add attendance validation:
- Anda dapat memilih penerapan aturan ini hanya untuk clock in atau clock out saja(pengisian durasi dapat di input untuk salah satu kolom saja, tidak wajib mengisi kedua kolom.
- Apabila Anda menerapkan setting minimal check in dan maksimal check out, maka Anda perlu menambahkan durasi waktu sesuai dengan schedule yang Anda tetapkan.
Contoh: Jika Anda menerapkan minimum Clock In 60 min, dan schedule in telah di set jam 8 pagi, maka Anda tidak bisa melakukan Clock In sebelum jam 7 pagi. - Selanjutnya, Anda dapat mengisi durasi batas waktu (maksimal) karyawan dalam melakukan clock out.
- Pada Attendance Validation, Anda dapat memilih salah satu waktu (Clock In/ Clock Out) yang ingin Anda batasi.
- Apabila Anda menerapkan settingan min clock in/max clock out, maka Anda perlu menambahkan durasi waktu (Clock In/ Clock Out).
Contoh: Jika Anda menerapkan maximum Clock Out 60 min, dan schedule out telah di set jam 6 sore, maka Anda tidak bisa melakukan Clock In setelah jam 7 malam. - Centang Add grace period dan masukkan informasi Clock in/Clock out dispensation, apabila Anda ingin menambahkan durasi dispensasi untuk terlambat masuk atau keluar lebih cepat.
- Sebagai contoh, apabila informasi schedule inpada bagian ini adalah pukul 9.00 dan Anda mengisi clock in dispensation 30 menit, maka ketika ada karyawan yang clock in pada pukul 9.30, sistem tidak akan menganggap karyawan tersebut terlambat masuk kerja.
- Apabila Anda ingin melakukan pengaturan ulang mengenai kompensasi yang akan mempengaruhi komponen gaji, Anda dapat menghubungi tim support kami (support-hr@mekari.com) untuk mendapatkan informasi lebih lanjut. - Centang Enable auto overtime dan Anda akan dapat mengisikan waktu Overtime maksimal yang terhitung otomatis sebelum jam kerja dimulai. Di mana ketika karyawan melakukan clock in dalam range Overtime Before sampai Schedule In, maka secara otomatis akan dianggap lembur tanpa perlu adanya Request & Approval.
Anda dapat mengabaikan informasi ini apabila tidak memberlakukan Overtime, atau apabila perusahaan mengharuskan karyawan melakukan request overtime secara manual (tidak otomatis menggunakan sistem).
- Begitu juga pada kolom Overtime After, Anda dapat mengisikan dengan waktu Overtime maksimal yang terhitung otomatis setelah jam kerja berakhir. Di mana ketika karyawan melakukan clock out dalam range Schedule Out sampai Overtime After, maka secara otomatis akan dianggap lembur tanpa perlu adanya Request & Approval.
Anda dapat mengabaikan informasi ini apabila tidak memberlakukan Overtime.
- Anda dapat menambahkan istirahat pada kolom Break, apabila Anda memberlakukan waktu istirahat lebih dari satu kali.
- Klik “Submit” untuk menyimpan Shift.
- Berikut adalah tampilan dari Shift baru yang terbuat.
- Klik “Edit” untuk mengubah shift.
Shift yang dapat Anda edit adalah shift yang belum pernah di assign kepada karyawan.
- Apabila Anda ingin menghapus shift, klik “titik tiga” dan pilih permanently delete.
Shift yang dapat Anda hapus adalah shift yang belum pernah di assign kepada karyawan.
- Anda juga dapat menonaktifkan shift dengan klik “titik tiga” dan pilih “Set Inactive”.
- Jika Anda memilih untuk Set Inactive, maka akan muncul pop up seperti ini. Klik “Set Inactive” untuk melanjutkan.
- Maka, shift yang sudah Anda buat akan berada pada halaman tab Inactive seperti berikut.
Apabila shift telah di set active maka:
- Shift tidak akan muncul pada daftar shift active.
- Shift tidak akan muncul pada proses pembuatan jadwal kerja karyawan.
- Shift tidak akan muncul pada daftar shift saat proses pergantian shift karyawan. - Apabila Anda ingin mengaktifkannya kembali, klik “Set Active” dan shift Anda akan berpindah ke halaman tab Active dan dapat kembali digunakan.
- Gunakan tombol "Export" untuk mengunduh daftar shift Anda. Tombol Export ini juga dapat digunakan sebagai template untuk melakukan update secara massal pada shift.
- Klik “Bulk Update” untuk mengunggah data shift yang telah Anda perbarui.
Shift yang dapat Anda perbarui adalah shift yang belum digunakan pada master schedule.
- Anda dapat gunakan kolom Search untuk mencari shift tertentu.
B. Menambahkan Shift secara Massal
- Masuk ke menu Account Setting.
- Kemudian klik Time Management dan pilih Attendance.
- Pilih Shift.
- Klik "Add shift" dan pilih Bulk add.
- Unduh template Shift yang disediakan.
- Lengkapi informasi dari shift yang ingin ditambahkan.
- Apabila Anda ingin memasukkan informasi Break, pada kolom Additional Break Id dan Additional Break Name, Anda dapat isikan sesuai dengan informasi yang ada pada sheet List Master Break.
- Setelah template sudah di lengkapi dan di simpan. Anda dapat kembali ke halaman Talenta, dan klik “Choose file” dan pilih file yang telah Anda lengkapi sebelumnya. Kemudian klik “Submit”.
- Maka daftar shift yang baru akan bertambah sebagai berikut.
Demikian penjelasan mengenai cara menambah dan membuat shift pada menu Settings. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari bagaimana cara membuat break pada menu Settings, di sini.
