Sebelum membuat jadwal kerja karyawan, Anda harus terlebih dahulu membuat Shift. Aktivitas ini dapat dilakukan pada menu Setting dan hanya user dengan akses role Super Admin dan Admin yang dapat melakukannya. 

Berikut langkah-langkahnya:

A. Cara Create Single Shift (Membuat Shift Baru Satuan)

1. Masuk ke menu Settings.
2. Kemudian klik tab Time Management dan pilih Attendance.
3. Pilih tab Shift dan klik "Create new shift" dan pilih Create single shift.
   
4. Isikan nama shift pada kolom Name. Kemudian, isi kolom Code dengan kode shift, Anda dapat memasukkan kode yang berupa campuran huruf dan angka, tanpa memasukkan karakter spesial (contoh: !@#$, dst.) dan spasi.
   
   

   Name dan Code tidak dapat diganti apabila shift sudah digunakan.

5. Masukkan jam masuk karyawan pada Schedule In dan jam pulang karyawan pada Schedule Out.
   
6. Masukkan informasi mulainya waktu istirahat pada Break start dan waktu selesainya istirahat pada field Break end.
   
7. Pada Shift color, Anda dapat memilih warna shift apabila diperlukan dengan klik pada pilihan warna yang Anda inginkan, atau masukkan kode warna di kolom RGB yang tersedia.
   
8. Masukkan deskripsi apabila diperlukan (opsional).
   
9. Berikan label pada shift apabila diperlukan dengan memilih salah satu label di dropdown. Untuk menambahkan label, ketikkan nama label yang anda ingin tambahkan dan klik +Add label.
   
10. Klik Enable Attendance Validation untuk dapat mengisi durasi batas waktu (minimal) karyawan dalam melakukan clock in.
    
    

    Ketentuan pengisian Add attendance validation:
    - Anda dapat memilih penerapan aturan ini hanya untuk clock in atau clock out saja(pengisian durasi dapat di input untuk salah satu kolom saja, tidak wajib mengisi kedua kolom.
    - Apabila Anda menerapkan setting minimal check in dan maksimal check out, maka Anda perlu menambahkan durasi waktu sesuai dengan schedule yang Anda tetapkan.
    Contoh: Jika Anda menerapkan minimum Clock In 60 min, dan schedule in telah di set jam 8 pagi, maka Anda tidak bisa melakukan Clock In sebelum jam 7 pagi.

11. Selanjutnya, Anda dapat mengisi durasi batas waktu (maksimal) karyawan dalam melakukan clock out.
    

    - Pada Attendance Validation, Anda dapat memilih salah satu waktu (Clock In/ Clock Out) yang ingin Anda batasi.
    - Apabila Anda menerapkan settingan min clock in/max clock out, maka Anda perlu menambahkan durasi waktu (Clock In/ Clock Out).
    Contoh: Jika Anda menerapkan maximum Clock Out 60 min, dan schedule out telah di set jam 6 sore, maka Anda tidak bisa melakukan Clock In setelah jam 7 malam.

12. Klik Enable grace period dan masukkan informasi Clock in/Clock out dispensation, apabila Anda ingin menambahkan durasi dispensasi untuk terlambat masuk atau keluar lebih cepat.
    
    

    - Sebagai contoh, apabila informasi schedule in pada bagian ini adalah pukul 9.00 dan Anda mengisi clock in dispensation 30 menit, maka ketika ada karyawan yang clock in pada pukul 9.30, sistem tidak akan menganggap karyawan tersebut terlambat masuk kerja.
    - Apabila Anda ingin melakukan pengaturan ulang mengenai kompensasi yang akan mempengaruhi komponen gaji, Anda dapat menghubungi tim support kami (support-hr@mekari.com) untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

13. Anda dapat menambahkan istirahat dengan klik Enable multiple break schedule, apabila Anda memberlakukan waktu istirahat lebih dari satu kali. Kemudian, pilih break master Anda dengan klik Select break master.
    
14. Klik Enable auto overtime dan Anda akan dapat mengisikan waktu Overtime maksimal yang terhitung otomatis sebelum jam kerja dimulai. Di mana ketika karyawan melakukan clock in dalam range Overtime Before sampai Schedule In, maka secara otomatis akan dianggap lembur tanpa perlu adanya Request & Approval.
    

    Anda dapat mengabaikan informasi ini apabila tidak memberlakukan Overtime, atau apabila perusahaan mengharuskan karyawan melakukan request overtime secara manual (tidak otomatis menggunakan sistem).

15. Begitu juga pada kolom Overtime After, Anda dapat mengisikan dengan waktu Overtime maksimal yang terhitung otomatis setelah jam kerja berakhir. Di mana ketika karyawan melakukan clock out dalam range Schedule Out sampai Overtime After, maka secara otomatis akan dianggap lembur tanpa perlu adanya Request & Approval.
    

    Anda dapat mengabaikan informasi ini apabila tidak memberlakukan Overtime.

16. Enable location settings merupakan fitur yang hanya dapat digunakan pada package tertentu (saat ini, Talenta Plus dan Talenta 360). Fitur ini digunakan untuk mengaktifkan Live Attendance Location Setting pada shift sehingga lokasi pada Clock-in/Clock-out bisa menggunakan lokasi pada shift. Di sini, Anda dapat memilih lokasi shift tersebut.
    
17. Anda dapat klik Show in request untuk menampilkan shift eligibility pada saat karyawan mengajukan request attendance. Kemudian, tentukan eligibilitas request shift untuk seluruh karyawan (All employee) atau tertentu saja (Selected employee) pada bagian Shift eligibility.
    
    

    Apabila Anda mengaktifkan Show in request, maka shift tersebut (shift digunakan dalam schedule employee), akan tetap muncul pada request change shift via website maupun mobile.

18. Jika Anda memilih Selected employee, maka Anda dapat menentukan Kriteria seperti kategori tertentu, seperti Branch, Organization, Job position, Job level, Employment status, Division (SBU), Small Business Category. Kemudian, tentukan sub kategorinya di kolom sebelah kanan. Selain itu, untuk mengerucutkan eligibilitas shift ini dengan lebih spesifik, Anda dapat menambahkan kriteria dengan klik “Add criteria”.
    
    

    Jumlah maksimal kriteria tergantung data SBU perusahaan yang telah terinput datanya pada Talenta.

19. Klik “Publish” untuk menyimpan shift. Atau, klik “Publish & create new” untuk menyimpan shift dan membuat shift baru lainnya.
    
20. Berikut adalah tampilan dari Shift baru yang terbuat.
    

No.	Nama Tombol/Kolom	Deskripsi
1	Checkbox	Anda dapat mencentang nama-nama shift untuk memunculkan tombol “Actions”. Dengan begitu, Anda dapat melakukan tindakan massal, seperti Set inactive atau Delete. - Jika Anda klik Set inactive, maka shift yang berada di tab Active akan berpindah ke tab Inactive. - Shift yang dapat Anda delete adalah shift yang belum pernah di assign kepada karyawan.
2	Show in request	Tombol toggle fitur Show in request ini dapat digeser ke aktif dan nonaktif sesuai dengan kebutuhan Anda.
3	Shift eligibility	Klik untuk melihat rincian shift eligibility shift ini.
4	View Description	Klik untuk melihat deskripsi shift ini (deskripsi kosong apabila tidak diisi pada saat membuatnya).
5	View Detail	Klik untuk memunculkan pop up berikut. Di sini, Anda dapat melihat rincian shift tersebut. Anda dapat melihat rincian Eligibility, Additional Setup, dan Schedule dengan klik pada masing-masing judul tab. Atau, klik “Edit shift” apabila Anda ingin mengubah pengaturan shift tersebut. Shift yang dapat Anda edit adalah shift  yang belum pernah di assign kepada karyawan.
6	Titik tiga	Klik untuk melakukan beberapa tindakan ke shift, seperti Edit shift, Set inactive, atau Delete. - Shift yang dapat Anda edit adalah shift yang belum pernah di assign kepada karyawan. - Shift yang dapat Anda delete adalah shift yang belum pernah di assign kepada karyawan. - Jika Anda klik Set inactive, maka shift yang berada di tab daftar Active akan berpindah ke tab daftar Inactive. Untuk mengaktifkan kembali, maka pergi ke tab daftar Inactive dan klik tombol “Titik tiga” dan pilih Set active.

Penting
Apabila shift telah di set inactive maka:
- Shift tidak akan muncul pada daftar shift active.
- Shift tidak akan muncul pada proses pembuatan jadwal kerja karyawan.
- Shift tidak akan muncul pada daftar shift saat proses pergantian shift karyawan.

17. Klik ikon "Export" untuk mengunduh daftar shift Anda. Tombol Export ini juga dapat digunakan sebagai template untuk melakukan update secara massal pada shift.
    
    

    Anda juga dapat memanfaatkan Search bar untuk mencari data shift tertentu.

18. Klik ikon “Import” untuk mengunggah perbaruan data shift. Anda dapat menentukan update apa yang ingin Anda lakukan, apakah itu update shift atau update shift eligibility. Lihat ke bagian C untuk membaca panduan update shift dan shift eligibility secara massal (bulk), atau klik di sini.
    
    

    Shift yang dapat Anda perbarui adalah shift yang belum digunakan pada master schedule.

Penting
Jika Anda sudah selesai membuat shift, Anda dapat mengelola shift yang telah dibuat melalui menu flexible scheduler dan mem-previewnya terlebih dahulu. Jika Anda membuat lebih dari 1 (satu) shift, pada tampilan Auto schedule preview, Anda dapat melihat representasi warna yang berbeda. Berikut merupakan contoh tampilan previewnya.

B. Cara Create Bulk Shift (Membuat Shift Baru Massal)

1. Masuk ke menu Settings.
2. Kemudian, klik Time Management dan pilih Attendance.
3. Pilih tab Shift dan klik "Create new shift" dan pilih Create bulk shift.
   
4. Unduh template Shift yang disediakan dengan klik “Export file”. Kemudian, unggah dengan klik Browse atau klik dan drop file tersebut di area tanda panah seperti gambar di bawah. Lalu, klik “Submit” dan tunggu hingga proses create bulk shift selesai.
   
   

   - Berikut adalah template yang dapat Anda lengkapi dengan informasi dari shift yang ingin ditambahkan.
   
   - Apabila Anda ingin memasukkan informasi Break, pada kolom Additional Break Id dan Additional Break Name, Anda dapat isikan sesuai dengan informasi yang ada pada sheet List Master Break.
   
   - Anda juga dapat melihat isi tab List of Shift Label dan List of Master Break untuk memastikan data yang Anda masukkan telah sesuai.
   

Penting
Jika Anda sudah selesai membuat shift, Anda dapat mengelola shift yang telah dibuat melalui menu flexible scheduler dan mem-previewnya terlebih dahulu. Jika Anda membuat lebih dari 1 (satu) shift, pada tampilan Auto schedule preview, Anda dapat melihat representasi warna yang berbeda. Berikut merupakan contoh tampilan previewnya.

C. Cara Update Shift Secara Massal (Bulk)

1. Masuk ke menu Settings.
2. Kemudian, klik Time Management dan pilih Attendance.
3. Pada tab Shift, Klik ikon “Import” untuk mengunggah data update shift. Anda dapat menentukan update apa yang ingin Anda lakukan, apakah itu update shift atau update shift eligibility.
   
4. Maka, sebuah pop-up muncul. Anda dapat memperbarui data shift atau shift eligibility secara massal dengan mengunduh template spreadsheet dengan klik “Export file”.
   
5. Berikut merupakan template yang perlu Anda lengkapi pada update shift atau update shift eligibility.
   • Update shift
     Anda dapat melihat kolom Shift Id , Shift Name*, Schedule In*, Schedule Out*, Break start, Break end, Overtime Before, Overtime After, Additional Break Id, Additional Break Name, Grace Period, Clock In, Grace Period, Clock Out, Min Clock In, Before Schedule, Max Clock Out, dan After Schedule.
     Pastikan untuk tidak mengubah kolom dengan ikon “*”. Selain itu, Anda dapat mengarahkan kursor ke arah judul setiap kolom untuk melihat instruksi mengisi masing-masing kolom. Kemudian, Anda dapat memperbarui data sesuai panduan tersebut.
     
   • Update shift eligibility
     Anda dapat melihat kolom Shift name, Criteria name*, SBU name, dan Value. Pastikan untuk tidak mengubah kolom dengan ikon “*”. Selain itu, Anda dapat mengarahkan kursor ke arah judul setiap kolom untuk melihat instruksi mengisi masing-masing kolom. Kemudian, Anda dapat memperbarui dan menambah data sesuai panduan tersebut.
     
6. Kemudian, unggah template yang sudah diperbarui datanya dengan drag and drop atau klik “Browse”.
   
7. Jika file sudah selesai terunggah seperti berikut, klik “Submit”.
   

Penting
Jika Anda sudah selesai membuat shift, Anda dapat mengelola shift yang telah dibuat melalui menu flexible scheduler dan mem-previewnya terlebih dahulu. Jika Anda membuat lebih dari 1 (satu) shift, pada tampilan Auto schedule preview, Anda dapat melihat representasi warna yang berbeda. Berikut merupakan contoh tampilan previewnya.

Demikian penjelasan mengenai cara menambah dan membuat shift pada menu Settings. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari bagaimana cara membuat break pada menu Settings, di sini.