Time Off atau cuti merupakan sub-menu yang dapat digunakan untuk mengelola cuti karyawan. Pada menu ini, role Super Admin, Admin/Time off request - Admin dapat mengelola pengaturan kebijakan cuti yang berlaku pada perusahaan, seperti membuat kebijakan baru, mengubah pengaturan kebijakan hingga menggunakan kebijakan tersebut pada karyawan.
Sub-menu Time Off dapat diakses melalui menu bar, tab Time Management. Maka, akan terdapat 3 pilihan, yaitu Request, Time off balance, dan Setting.
Pada panduan ini akan dijelaskan tentang tampilan Request dan Time off balance.
- Berikut adalah tampilan dari Request.
No Nama Tombol/Kolom Deskripsi 1. Help Klik untuk mendapatkan panduan halaman ini. 2. Period filter Klik untuk memfilter daftar request time off berdasarkan periode tahunan. 3. Status filter Klik untuk memfilter daftar request time off berdasarkan status tertentu. 4. All filters Klik untuk menampilkan sidebar filter yang lebih komplit seperti berikut.
Anda dapat menambahkan filter berdasarkan kategori lainnya dengan klik “Add filter”, seperti policy name hingga SBU. Kemudian, Anda dapat mencentang checkbox berdasarkan kriteria dari kategori yang terpilih sebelum klik “Appy” untuk mengaplikasikannya.5. View columns Klik untuk mengatur tampilan kolom berdasarkan kriteria tertentu. 6. Export data Klik untuk mengekspor data attachment atau request.
Kemudian, Anda dapat memilih periode data yang ingin Anda ekspor/unduh.7. Search bar Ketikkan kata kunci tertentu untuk mencari data yang Anda butuhkan pada daftar. 8. Actions Klik untuk memunculkan opsi tindakan View details, untuk semua status request dan Approve dan Reject untuk status request Pending saja.
- Apabila Super Admin/Admin Approve, maka akan bypass semua approval line. Misalnya, terdapat 3 approval line, lalu Super Admin/admin approve dari halaman ini maka request akan ter-approve.
- Berikut adalah contoh apabila Anda klik View details dari request dengan status Pending.9. Checkbox Centang checkbox request dengan status Pending untuk melakukan approval massal. Sehingga Anda dapat melakukan Approve atau Reject beberapa request yang Pending sekaligus. - Berikut adalah tampilan dari Time off balance.
No Kolom Deskripsi 1. Assign or Update Klik untuk membuat transaksi assign atau update balance cuti/ijin dan akan tersimpan riwayat perubahannya. 2. Create Time Off Klik untuk membuat pengaturan kebijakan cuti/ijin yang baru. 3. View Settings Klik untuk melihat detail pengaturan masing-masing jenis cuti/ijin. 4. Time Off Simulation Klik untuk melakukan simulasi perhitungan balance cuti/ijin. 5. Export Klik untuk mengunduh template update balance cuti/ijin secara massal. 6. Import Klik untuk melakukan mengunggah template update balance cuti secara massal. Cara ini tidak menyimpan riwayat perubahan jumlah balance cuti/ijin. 7. Showing & Search Klik untuk memilih berapa banyak jenis cuti yang ingin ditampilkan atau dapat melakukan search untuk lebih spesifik. 8. Delete Time Off Klik untuk menghapus pengaturan cuti/ijin yang telah dibuat. Tombol ini berfungsi hanya untuk jenis cuti/ijin yang belum pernah di-assign dan digunakan oleh karyawan. 9. Log History Klik untuk melihat dan mengunduh laporan balance cuti/ijin secara detail per karyawan. 10. Expired Date Merupakan tanggal kadaluarsa cuti/ijin. Jika kolom ini terisi, maka cuti/ijin yang berkaitan menjadi tidak berlaku. 11. Effective Date Merupakan tanggal awal berlakunya cuti/ijin. 12. Code Menampilkan kode cuti/ijin. Apabila Anda klik pada bagian Code, Anda akan melihat detail pengaturan cuti/ijin tersebut. Berikut contoh tampilannya:
Pada bagian ini Anda tidak dapat mengubah pengaturan yang sudah Anda atur sebelumnya di menu setting, saat pembuatan kebijakan cuti. Kebijakan cuti ini hanya dapat di hapus apabila kebijakan cuti belum digunakan oleh karyawan dan setelah karyawan di hapus dari kebijakan cuti, yang ditandai dengan ikon tanda silang pada kebijakan cuti dapat di klik.
13. Name Menampilkan seluruh cuti yang telah dibuat sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Demikian penjelasan sekilas tentang mennu Time Off. Pelajari cara mengelola Roster Leave, di sini.