Bagaimana Cara Mengelola Template Dokumen (Document Template)

Diperbarui 3 Mei, 2023 10:31

Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengelola template dokumen yang akan dibuat oleh perusahaan, seperti Surat Keterangan Bekerja, Surat Keterangan Perjalanan Dinas, dan dokumen lainnya yang dimiliki oleh perusahaan. Document template hanya bisa diakses oleh Admin, Super Admin, Consultant Admin, dan Consultant Super Admin.

Terdapat dua cara yang bisa Anda lakukan yang pertama dengan membuat dokumen langsung melalui talenta dan kedua dengan mengunggah/ mengupload dokumen dalam format docx.

Berikut langkah-langkahnya:

A. Cara Membuat Template Melalui Talenta

Masuk ke menu Company.
Klik “Document Template”.
Anda dapat membuat template dokumen baru, dengan cara klik “Create Template”.
Maka Anda akan diarahkan kepada halaman seperti gambar di bawah.
Pada tab Document, isikan nama template pada kolom Template Name.

Template name bersifat unik, sehingga tidak bisa menggunakan nama template yang sudah ada.
Isikan keterangan atau deskripsi mengenai template pada kolom Template description dan pilih dokumen layout yang Anda gunakan.
Jika Anda hendak menggunakan Header dan Footer, Anda dapat mengaktifkannya dengan cara menggeser ikon “Bulat” menjadi warna biru.
Klik “Header” untuk menyesuaikan kembali header yang akan Anda gunakan.

Nonaktifkan header, jika perusahan memiliki kop surat.
Anda dapat menambahkan logo perusahaan pada header. Anda dapat memilih Logo Company atau Logo Employee Branch yang akan ditampilkan.

- Company: Logo yang akan ditampilkan adalah logo company.
- Employee branch: Logo yang akan ditampilkan adalah logo branch.
- No Logo: Logo tidak akan ditampilkan.
Pada bagian Company Information, ceklist informasi yang akan ditampilkan di header dengan ceklist di sini.
Maka pada header document template, akan terlihat seperti gambar di bawah.
Setelah selesai melakukan pengaturan pada Header, klik “Footer” untuk menambahkan informasi Pada Footer.
Pada tab Signature, Anda dapat menambahkan template tanda tangan, dengan cara menggeser ikon “Bulat”.

Template tanda tangan yang dapat ditambahkan adalah maksimal adalah tiga template tanda tangan.
Masukan informasi atas tanda tangan tersebut pada kolom Label.
Maka tampilan tanda tangan akan terlihat seperti gambar di bawah.
Semua informasi atas template tersebut, dapat disesuaikan di bagian dokumen seperti gambar di bawah.

Klik "Insert shortcode"untuk menarik informasi secara otomatis dari data Talenta.

- Ketika value digunakan pada data informasi dokumen, maka ketika dokumen di download, value tersebut akan otomatis terisi oleh data karyawan yang bersangkutan.
- Maksimal halaman pada dokumen adalah satu halaman, ketika lebih dari satu halaman, Anda akan melihat garis merah seperti gambar di bawah.

Penting

Value	Keterangan
Employee_name	Nama karyawan
Employee_nik	Employee id
Employee_email	email karyawan
Company_name	nama perusahaan
Branch_name	nama cabang perusahaan
Organization_name	nama organisasi
Employee_job_tittle	nama jabatan karyawan
Employee_job_level	nama posisi karyawan
Employee_status	status karyawan
Employee_join_date	tanggal karyawan bergabung
Employee_length_of_service	berapa lama karyawan bekerja di perusahaan
Employee_approval_line	jalur approval karyawan
Employee_gender	jenis kelamin karyawan
Employee_relegion	agama karyawan
Employee_citizen_id	warga negara karyawan
Employee_terminated_date	tanggal karyawan berhenti bekerja
Employee_birth_day	tanggal lahir karyawan
Employee_original_address	alamat karyawan berdasarkan KTP
Employee_residential_address	alamat domisili karyawan
Doc_generated_date	tanggal dokumen dilampirkan untuk karyawan
Employee_status_end_date	tanggal berakhirnya status karyawan

Klik "Save Template" untuk menyimpan template.
Anda dapat melihat daftar Document Template, seperti berikut.
Klik ikon “Titik Tiga” jika hendak melakukan perubahan atau menghapus template.
Anda dapat mengunduh template tersebut, dengan cara klik “Download”.
Lalu pilih karyawan yang akan memperoleh dokumen tersebut.
Lalu klik “Download”.
Maka dokumen akan terunduh seperti gambar di bawah.

B. Cara Upload Template

Masuk ke menu Company.
Klik “Document Template”.
Klik “Upload template”.
Isikan nama template pada kolom Template name dan deskripsi pada kolom Template description.
Klik “Continue” untuk melanjutkan.
Namun, apabila Anda ingin mengunduh template microsoft word yang tersedia, Anda dapat klik “Doc_Template.docx”.
Berikut tampilan dokumen template yang terunduh.
Untuk menambahkan shortcode lainnya, Anda bisa klik “View shortcode”.
Kemudian salin shortcode yang Anda butuhkan dan tempel shortcode tersebut ke dokumen Anda.
Berikut contoh tampilan dari dokumen yang sudah siap Anda unggah.
Masuk ke halaman Talenta Anda kembali dan klik “Choose file” untuk memilih dokumen yang ingin diunggah.
Klik “Upload”.
Template yang sudah Anda buat akan otomatis masuk ke halaman document template.

Dokumen yang sudah di upload tidak dapat di edit di halaman editor. Anda hanya bisa mengupload ulang dokumen tersebut.
Apabila Anda ingin mengubah dan menghapus dokumen, Anda dapat klik ikon “titik tiga” dan pilih Edit untuk mengubah dan Delete untuk menghapus dokumen.
Jika membutuhkan dokumen tersebut untuk karyawan tertentu, Anda bisa mengunduhnya dengan klik “Download”.

Perbedaan antara dokumen yang dibuat dengan cara manual (Create template langsung pada Talenta) dan dokumen yang dibuat di luar Talenta lalu diunggah, ditandai dengan terdapatnya informasi Uploaded template pada dokumen yang dibuat dengan cara di unggah.
Pilih nama karyawan dan klik “Download” untuk mengunduh.
Maka template yang telah Anda buat, akan terunduh seperti berikut.