Mekari Payroll Disbursement adalah Pembayaran payroll secara instan cukup dengan satu kali transfer ke virtual account yang disediakan dari fitur auto disbursement Talenta. Anda dapat menggunakan fitur auto disbursement ini untuk gaji (salary) ataupun THR melalui menu Payroll History. Sebelum dapat menggunakan fitur ini, Anda perlu mengaktifkannya terlebih dahulu dengan menghubungi tim support di email support-hr@mekari.com. Sebelumnya pelajari mengenai apa itu Mekari Payroll Disbursement di sini.
Penting
- Anda dapat mengaktifkan dan menonaktifkan tampilan lama melalui Talenta Labs.
- Anda juga dapat mempelajari cara mengelola disbursement dengan UI lama, di sini.
Sebelum melakukan disbursement, Anda perlu melakukan run payroll terlebih dahulu.
Berikut langkah-langkahnya.
A. Create Virtual Account
- Masuk ke menu Payroll.
- Pilih Payroll History.
- Klik tombol "Disbursement”.
- Klik “My Virtual Account” untuk membuat virtual account yang akan digunakan pada disbursement.
- Klik “Create virtual account” untuk membuat virtual account yang baru.
- Kemudian akan muncul pop up seperti ini.
No Kolom Penjelasan 1 Branch name Pilih nama cabang perusahaan. 2 Virtual account label Virtual account Label dapat digunakan untuk membedakan VA satu dengan yang lain. 3 Description Dapat diisi dengan penjelasan yang berhubungan dengan VA yang bersangkutan maksimal lima karakter maksimal lima puluh karakter. 4 Bank Pilih bank yang akan digunakan pada VA yang bersangkutan. - Selanjutnya, Anda dapat secara opsional menambahkan kriteria VA untuk karyawan tertentu saja di bagian Criteria setup.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Select filter Klik untuk memilih filter berdasarkan kategori tertentu, seperti Branch, Job position, Organization, dst. Anda dapat klik salah satu kategori, lalu centang spesifikasinya, seperti pada gambar di bawah.
Anda dapat mencentang lebih dari satu spesifikasi.
2 Delete Klik untuk menghapus kriteria. 3 Add criteria Klik untuk menambahkan kriteria, sehingga Anda dapat menambahkan kategori filter. - Klik “Create” untuk membuat nomor virtual account.
- Maka virtual account akan terbentuk seperti gambar di bawah.
- Anda juga dapat mengubah VA label dan Description dengan klik “Edit”.
B. Create Disbursement
- Masuk ke menu Payroll.
- Pilih Payroll History.
- Klik “Disbursement”.
- Klik “Create Disbursement” untuk mulai memproses payroll karyawan.
- Maka, Anda akan diarahkan ke halaman berikut.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Payroll type Anda dapat memilih tipe payroll, pilihan yang tersedia yaitu Salary atau THR. 2 Payroll period isikan informasi periode pembayaran payroll yang ingin dilakukan.
Pada Talenta versi terbaru, Anda dapat memilih lebih dari 1 Payroll schedule sedangkan pada versi lama, Anda hanya dapat memilih 1.
3 Payment schedule Pilih jadwal pembayaran yang digunakan pada kolom ini. 4 Transfer date Tentukan tanggal transfer payroll ini. 5 Payroll description Tambahkan deskripsi tentang payroll disbursement ini.
- Deskripsi yang Anda masukkan akan terlihat pada mutasi rekening karyawan.
- Setiap bank memiliki limit karakter yang berbeda-beda.6 Payroll disbursement for Klik “All employees” untuk mengirim ke seluruh karyawan. Atau, klik "Select Employee" untuk memilih karyawan tertentu pada sidebar yang muncul, seperti berikut.
Jika payroll karyawan tersebut sudah pernah disburse pada periode yang sama, maka pada nama karyawan tersebut akan muncul ikon pengingat seperti gambar di bawah.
- Kemudian, klik “Next” untuk melanjutkan.
- Tunggu hingga proses verifikasi akun bank selesai dan jangan menutup halaman ini.
- Anda akan masuk ke halaman validasi, di sini Anda dapat melihat total karyawan beserta nominal disbursement.
Anda akan menerima notifikasi kuning jika terdapat data karyawan yang belum dilengkapi dengan nomor rekening. Klik “See employee” untuk melihat daftar karyawan tersebut.
- Apabila karyawan memiliki lebih dari satu akun rekening (multiple disbursement) yang telah sebagaimana diatur pada policy split payment settings, maka, Anda dapat klik ikon “tanda panah ke bawah” untuk melihat rincian rekening dan amountnya seperti berikut. Namun, jika tidak menerapkan policy split payment, maka semua payment akan didisburse ke primary account saja.
Anda dapat mengajukan aktivasi fitur policy split payment dengan menghubungi support-hr@mekari.com atau live chat.
- Berikut penjelasan tentang fitur pada halaman preview ini.
No. Nama Kolom/Tombol Deskripsi 1 Filter Filter daftar berdasarkan cabang atau divisi karyawan. 2 Show employee whose payroll has been disbursed Centang untuk memunculkan karyawan yang payrollnya sudah terbayarkan. 3 Search bar Ketikkan nama karyawan untuk mencari datanya. 4 Check box Klik untuk melakukan tindakan menghapus karyawan dalam list secara massal. 5 Delete Klik ikon ini jika ingin menghapus karyawan dari proses disburse periode tersebut secara satuan. - Jika rincian payroll Anda sudah sesuai, klik “Next”.
Anda akan menerima pop up berikut jika terdapat karyawan yang sudah pernah masuk ke daftar disbursement sebelumnya.
- Kemudian, Anda akan masuk ke halaman konfirmasi. Periksa kembali data Payroll Anda. Di sini, Anda dapat memilih Virtual Account Bank yang akan digunakan sesuai dengan Virtual Account yang Anda buat sebelumnya.
Apabila Anda menggunakan:
- Bank Mandiri & BCA → Hanya dapat menerima dari bank yang sama.
- BNI & Bank Permata→ Dapat menerima dari semua bank selain Bank Mandiri.
- Bank Sampoerna → Hanya dapat menerima transfer dari BSS (BI Fast) dengan maksimal 250jt. - Apabila informasi yang muncul pada layar sudah sesuai, klik “Proceed for Payment”.
Anda dapat melakukan proses disbursement lebih dari satu kali dalam satu periode payroll.
- Akan muncul pop up konfirmasi seperti berikut.
Atau seperti berikut apabila terdapat split payment. - Lalu, klik “Proceed” untuk melanjutkan.
- Selanjutnya, ikuti instruksi pembayaran yang muncul pada layar. Klik "Check Status Disbursement" untuk melihat status pembayaran Payroll Anda.
- Maka, Anda akan diarahkan ke halaman berikut dimana Anda dapat memonitor status disbursement yang sedang berlangsung.
- Klik “Transaction details” pada bagian status untuk melihat detil transaksi.
- Klik “Download” untuk mengunduh data disbursement dalam format XLS. - Jika pembayaran sudah dilakukan, sistem auto disbursement akan secara otomatis melakukan transfer dana ke seluruh rekening karyawan.
- Apabila proses pengiriman dana kepada karyawan sudah selesai, maka Anda akan kembali menerima email yang berisi informasi bahwa seluruh dana telah berhasil dikirimkan. Selain itu, karyawan juga akan mendapatkan notification ke Inbox.
- Daftar pembayaran payroll, akan muncul pada halaman Payroll Disbursement. Klik “See details” untuk melihat rincian disbursement.
Terdapat lima jenis status yang akan muncul pada layar ini yaitu:
- Waiting for transfer: Pembayaran belum ditransfer
- Success: Pembayaran berhasil
- Canceled: Dibatalkan
- Scheduled: Pembayaran sudah dijadwalkan.
Penting
Jika pembayaran Anda menggunakan transfer ewallet, maka terdapat biaya admin di ewallet dengan jumlah tergantung pada kebijakan masing-masing penyedia. Contohnya dengan Primary 10 juta rupiah, Secondary 10 Juta rupiah (Gopay), dan Tertiary 1 juta rupiah (Ovo).
Maka yang user terima adalah:
Primary: Rp 10.000.000
Secondary: Rp 9.999.000 (Gopay) karena biaya Admin 1.000
Tertiary Rp 998.800 (Ovo) karena biaya Admin 1.200
Demikian penjelasan mengenai cara menggunakan Mekari Payroll Disbursement pada menu Payroll History. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari bagaimana cara menggunakan e-banking pada menu Payroll History.