Mekari Payroll Disbursement adalah Pembayaran payroll secara instan cukup dengan satu kali transfer ke virtual account yang disediakan dari fitur auto disbursement Talenta. Anda dapat menggunakan fitur auto disbursement ini untuk gaji (salary) ataupun THR melalui menu Payroll History. Sebelum dapat menggunakan fitur ini, Anda perlu mengaktifkannya terlebih dahulu dengan menghubungi tim support di email support-hr@mekari.com. Sebelumnya pelajari mengenai apa itu Mekari Payroll Disbursement di sini.
Penting!
- Anda dapat mengaktifkan dan menonaktifkan tampilan lama melalui Talenta Labs.
- Anda juga dapat mempelajari cara mengelola disbursement dengan UI lama, di sini.
Sebelum melakukan disbursement, Anda perlu melakukan run payroll terlebih dahulu.
Berikut langkah-langkahnya.
A. Create Virtual Account
- Masuk ke menu Payroll.
- Pilih Payroll History.
- Klik tombol "Disbursement”.
- Klik “My Virtual Account” untuk membuat virtual account yang akan digunakan pada disbursement.
- Klik “Create virtual account” untuk membuat virtual account yang baru.
- Kemudian akan muncul pop up seperti ini.
No Kolom Penjelasan 1 Branch name Pilih nama cabang perusahaan. 2 Virtual account label Virtual account Label dapat digunakan untuk membedakan VA satu dengan yang lain. 3 Description Dapat diisi dengan penjelasan yang berhubungan dengan VA yang bersangkutan maksimal lima karakter maksimal lima puluh karakter. 4 Bank Pilih bank yang akan digunakan pada VA yang bersangkutan. - Klik “Create” untuk membuat nomor virtual account.
- Maka virtual account akan terbentuk seperti gambar di bawah.
- Anda juga dapat mengubah VA label dan Description dengan klik “Edit”.
B. Create Disbursement
- Masuk ke menu Payroll.
- Pilih Payroll History.
- Klik “Disbursement”.
- Klik “Create Disbursement” untuk mulai memproses payroll karyawan.
- Anda dapat memilih tipe payroll, pilihan yang tersedia yaitu Salary atau THR.
- Selanjutnya, isikan informasi Periode Pembayaran Payroll yang ingin dilakukan.
- Masukan payroll schedule yang digunakan pada kolom Payroll schedule..
Pada New UI, Anda dapat memilih lebih dari 1 Payroll schedule sedangkan pada Old UI, Anda hanya dapat memilih 1.
- Masukan tanggal transfer pada kolom Transfer date.
- Selanjutnya, Anda dapat mengisi deskripsi pada kolom Payroll description.
- Deskripsi yang Anda masukkan akan terlihat pada mutasi rekening karyawan.
- Setiap bank memiliki limit karakter yang berbeda-beda. - Selanjutnya klik "Select Employee" untuk memilih karyawan tertentu.
- Lalu pilih karyawan mana yang akan dimasukan pada disburse tersebut dan klik “Submit”.
Jika payroll karyawan tersebut sudah pernah disburse pada periode yang sama, maka pada nama karyawan tersebut akan muncul ikon pengingat seperti gambar di bawah.
- Anda juga dapat memilih semua karyawan dengan mencentang “All employees”.
- Kemudian, klik “Next” untuk melanjutkan.
- Anda akan masuk ke halaman validasi, di sini Anda dapat melihat total karyawan beserta nominal disbursement.
Anda akan menerima notifikasi berikut jika terdapat data karyawan yang belum dilengkapi dengan nomor rekening.
- Anda juga dapat centang Show employee whose payroll has been disbursed, untuk memunculkan karyawan yang payrollnya sudah terbayarkan.
- Klik ikon “strip” jika ingin menghapus karyawan dari proses disburse periode tersebut.
- Anda juga dapat memfilter karyawan berdasarkan cabang dan organisasi tertentu.
- Jika rincian payroll Anda sudah sesuai, klik “Next”.
Anda akan menerima pop up berikut jika terdapat karyawan yang sudah pernah masuk ke daftar disbursement sebelumnya.
- Kemudian, Anda akan masuk ke halaman konfirmasi. Periksa kembali data Payroll Anda. Di sini, Anda dapat memilih Virtual Account Bank yang akan digunakan sesuai dengan Virtual Account yang Anda buat sebelumnya.
Apabila Anda menggunakan:
- Bank Mandiri & BCA → Hanya dapat menerima dari bank yang sama.
- BNI & Bank Permata→ Dapat menerima dari semua bank selain Bank Mandiri.
- Bank Sampoerna → Hanya dapat menerima transfer dari BSS (BI Fast) dengan maksimal 250jt. - Apabila informasi yang muncul pada layar sudah sesuai, klik “Proceed for Payment”.
Anda dapat melakukan proses disbursement lebih dari satu kali dalam satu periode payroll.
- Akan muncul pop up konfirmasi dan klik “Proceed” untuk melanjutkan.
- Selanjutnya, ikuti instruksi pembayaran yang muncul pada layar. Klik "Check Payment Status" untuk melihat status pembayaran Payroll Anda.
- Jika pembayaran sudah dilakukan, sistem auto disbursement akan secara otomatis melakukan transfer dana ke seluruh rekening karyawan.
- Apabila proses pengiriman dana kepada karyawan sudah selesai, maka Anda akan kembali menerima email yang berisi informasi bahwa seluruh dana telah berhasil dikirimkan. Selain itu, karyawan juga akan mendapatkan notification ke Inbox.
- Daftar pembayaran payroll, akan muncul pada halaman Payroll Disbursement. Klik “See details” untuk melihat rincian disbursement.
Terdapat lima jenis status yang akan muncul pada layar ini yaitu:
- Waiting for transfer: Pembayaran belum ditransfer
- Success: Pembayaran berhasil
- Canceled: Dibatalkan
- Scheduled: Pembayaran sudah dijadwalkan. - Berikut adalah tampilan rincian disbursement. Anda dapat klik “Download” untuk mengunduh data disbursement dalam format XLS.
- Maka file CSV akan terlihat seperti ini.
- Atau Anda juga dapat klik “Transaction Detail” pada bagian status untuk melihat detil transaksi.
- Detil transaksi akan terlihat seperti berikut.
- Anda juga dapat centang Show employee whose payroll has been disbursed, untuk memunculkan karyawan yang payrollnya sudah terbayarkan.
Demikian penjelasan mengenai cara menggunakan Mekari Payroll Disbursement pada menu Payroll History. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari bagaimana cara menggunakan e-banking pada menu Payroll History.
