Forms yang telah berhasil Anda buat pada menu Forms, pengaturannya masih dapat Anda ubah, serta Anda juga dapat melihat siapa saja karyawan yang telah mengisi form serta mengunduh data submission. Berikut langkah-langkahnya.
- Masuk ke menu Company.
- Lalu klik “Forms”.
- Klik “titik tiga” pada forms yang ingin Anda ubah pengaturannya, lalu pilih Detail.
- Pada tab Submission, Anda dapat melihat daftar nama karyawan yang telah mengirimkan jawaban atas formulir yang Anda buat.
- Klik “Export” untuk mengunduh daftar submission dalam bentuk excel.
- Pada tab Customize forms, Anda dapat melakukan perubahan pada form yang sudah memiliki submission.
- Anda dapat mengubah pertanyaan dan pilihan yang ada, serta Anda dapat menambah atau mengurangi pertanyaan tanpa menghilangkan data submission yang telah masuk sebelumnya.
- Pada tab Respondent, Anda bisa menambahkan respondent atau karyawan yang bisa mengisi form dengan klik “Select Employee” untuk menambahkan beberapa karyawan atau centang “Select all employee” untuk menambahkan semua karyawan.
- Anda dapat klik tombol “Remind” di samping nama karyawan, agar karyawan tersebut mendapatkan pengingat untuk mengisi form.
- Pada tab Settings, Anda dapat melakukan perubahan mengenai nama atau deskripsi formulir.
- Centang Set reminder, untuk mengatur reminder, sehingga karyawan akan menerima pengingat pengisian form sesuai dengan waktu yang telah Anda tetapkan.
- Centang Send an email after employees submit the form untuk mengaktifkan notifikasi, sehingga Anda atau Forms Creator (yang membuat form) akan menerima notifikasi melalui email ketika ada respondent yang mengisi Forms.
Anda dapat memilih Daily summary notification untuk mendapatkan notifikasi mengenai forms dalam bentuk rangkuman setiap hari atau Instant notification untuk mendapatkan notifikasi setiap kali ada karyawan yang mengisi forms.
- Centang Submission needs approval, jika forms yang diisi karyawan membutuhkan approval.
- Centang Default add to new employee jika ingin karyawan baru ikut mengisi forms.
- Centang Only allow 1 submission per employee, jika karyawan hanya boleh mengisi forms satu kali.
- Lalu klik “Save” untuk menyimpan.
- Kemudian Anda dapat klik “Share” untuk menyalin link formulir serta menambahkan akses untuk karyawan tertentu.
- Klik “Copy link” untuk menyalin link form.
- Lalu Anda dapat mencari nama karyawan yang ingin Anda berikan akses form pada bagian Invite employees who can access dan klik ikon “+” untuk menambahkan karyawan dan klik “Save” untuk menyimpan perubahan.
- Setelah karyawan berhasil ditambahkan, akses yang otomatis diberikan adalah Can view, dimana karyawan hanya dapat mengakses form tanpa mengubah isinya. Namun apabila Anda ingin memberikan akses karyawan untuk dapat mengubah isi form, Anda dapat pilih Can edit, atau pilih Remove access untuk menghapus akses. Dan klik “Save” untuk menyimpan.
Demikian cara melakukan perubahan pengaturan pada forms Talenta. Pelajari cara mengelola forms pada Talenta di sini.
