Employee transfer adalah fitur yang digunakan untuk mencatat aktivitas promosi, mutasi, rotasi, demosi dan pergantian status karyawan sehingga terdapat riwayat perubahan data kepegawaian karyawannya. Pada panduan ini Anda akan mempelajari cara mengelola informasi transfer karyawan secara manual dan bulk import. Namun, sebelumnya pastikan Anda telah menambahkan data karyawan yang ingin dipindahkan/ditransfer tersebut ke Talenta. Berikut langkah-langkahnya.

Penting
Saat Employee transfer sudah disubmit, maka direct edit tidak dapat dilakukan yang mana berlaku untuk seluruh employment data yang ada di employee transfer.

1. Pilih menu “Employees” lalu klik Employee directory.
2. Setelah itu, klik “Employee Transfer”.
   
3. Pada tampilan di bawah ini Anda dapat melihat riwayat dari employee transfer yang pernah dilakukan.
   

A. Transfer Employee Secara Manual

1. Dengan melakukan transfer employee secara manual, Anda dapat melakukan transfer employee untuk satu atau lebih karyawan, dengan cara klik “Create transfer”.
   
2. Maka, pop-up seperti berikut muncul.
   
   

   Kini, Anda dapat melakukan beberapa kali employee transfer dalam satu payroll period, dengan syarat NPWP branch masih dalam satu NPWP yang sama. Pelajari cara mengelola Parent Branch pada Branch List, di sini.

   Keterangan:
   

   No.	Nama Kolom	Deskripsi
   1	Employee	Anda dapat memilih lebih dari satu employee di sini.
   2	Effective date	Pilih tanggal efektif pemberlakuan kebijakan transfer karyawan.
   3	Transfer type	Anda dapat memilih tipe - tipe transfer seperti ini.
   4	Group structure	Anda dapat secara opsional memilih group structure dengan mapping yang telah Anda susun di Settings. Jika Anda perlu menyusun mapping baru, klik “Go to settings” untuk shortcut ke tampilan Settings.
   5	Employment status	Pilih status kepegawaian karyawan. Apabila status karyawan Permanent, maka Anda dapat mengisi Sign Date. Apabila status karyawan Probation, Kontrak atau magang, maka Anda dapat mengisi End employment status date.
   6	Branch	Pilih cabang kantor karyawan yang ingin Anda transfer.
   7	Organization	Pilih organisasi karyawan Anda.
   8	Job Position	Pilih jabatan karyawan Anda.
   9	Job level	Pilih level pekerjaan karyawan.
   10	Grade	Pilih grade karyawan.
   11	Class	Pilih kelas karyawan. Kolom ini tidak perlu diisi jika Anda tidak memilih Grade.
   12	Cost center	Pilih cost center karyawan
   13	Cost center category	Pilih center category karyawan.
   14	Custom fields	Tambahkan Custom field jika diperlukan dengan klik kolom “Select custom field”, kemudian pilih opsi fieldnya dengan klik “Select field option”. Klik “Add other” untuk menambahkan field baru dan klik ikon “-” untuk menghapus field.
   15	Attachment	Anda dapat menyertakan lampiran. Kriteria file yang dapat diunggah berupa format pdf, jpg, png, xlsx, xls, jpeg, docx, doc, csv, txt, ppt, pptx dengan ukuran maksimal 10MB.
   16	Document template	Pilih Document template jika ada. Pilihan ini merupakan opsional.
   17	Transfer reason	Anda dapat mengimbuhkan alasan transfer pada kolom ini.
   18	Notify checkboxes	Anda dapat tidak mencentang atau mencentang salah satu/kedua checkbox dengan pilihan notifikasi: Notify employee’s manager by email: Untuk mengirimkan email ke manager karyawan tentang transfer ini. Notify employee by email: Untuk mengirimkan email ke karyawan tentang transfer ini.

3. Klik “Submit” untuk mengajukan transfer employee yang sudah Anda lengkapi.
   

   - Apabila perusahaan tidak menerapkan approval pada employee transfer, setiap employee transfer yang telah dibuat statusnya akan otomatis menjadi “Approved”.
   - Apabila company menerapkan approval, maka status akan menjadi “Pending” sehingga setiap transaksi employee transfer akan meminta approval pada user sesuai dengan pengaturan approval (terdapat notifikasi pada inbox, approval list  inbox, dan email).

4. Klik pada status transfer karyawan.
   
5. Maka sistem akan menampilkan approval activity.
   
6. Apabila Anda ingin melihat data yang mengalami perubahan melalui employee transfer klik “Detail”.
   
7. Maka rincian riwayat employee transfer terlihat seperti ini.
   
8. Role Admin/super admin dapat melakukan beberapa tindakan seperti approve, reject dan cancel dengan klik “Action”.
   

B. Transfer Employee dengan Menggunakan Fitur Bulk Import

1. Anda dapat gunakan tombol Import untuk perubahan data secara massal dan gunakan tombol Export untuk mengunduh data transfer karyawan. Untuk melakukan transfer karyawan secara massal, maka klik “Import”
   
2. Kemudian, Anda akan diarahkan ke halaman Bulk Transfer Employee.
   
   Keterangan:
   
   1. Unduh template spreadsheet transfer employee massal dengan klik ikon “Unduh”. Lalu, isi spreadsheet tersebut dengan data - data employee yang akan ditransfer.
      
   2. Pilih template yang telah Anda isi dengan klik “Choose file”.
   3. Klik “Submit” untuk menerapkan transfer employee massal tersebut.

Demikian penjelasan mengenai cara mengelola transfer karyawan. Untuk mempelajari sekilas cara melakukan pengaturan jadwal pada karyawan, klik di sini.