Pada umumnya tidak semua perusahaan membuat kebijakan untuk melakukan pembayaran lembur karyawan melainkan ada juga beberapa perusahaan yang memiliki kebijakaan lembur yang digantikan dengan cuti. Pada Talenta, Anda dapat mengatur kebijakan lembur tersebut, dengan mengakses Menu Setting Time Management.

Penting
Sebelum Anda dapat menggunakan fitur ini, Anda perlu mengaktifkannya terlebih dahulu dengan menghubungi tim support di support-hr@mekari.com.

Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Klik ikon “profile” pada pojok kanan atas lalu pilih Company Settings.
   
   
2. Klik tab “Time Management” dan pilih Time Off.
   
   
3. Lalu pilih Overtime leave setting.
   
   
4. Buat General Policy terlebih dahulu dengan klik “Edit”.
   
5. Lengkapi informasi yang dibutuhkan. Isi nama kebijakaan overtime leave pada Policy Name, kode overtime leave yang dibuat pada Policy Code, dan deskripsi singkat mengenai overtime leave pada Description. Dan klik “Save changes” untuk menyimpan.
   
   
6. Di bagian list Compensation rule terdapat aturan Default Setting yang bisa Anda gunakan, dengan kebijakan yang berlaku untuk semua karyawan.
   
7. Namun, jika perusahaan memiliki aturan overtime leave yg berbeda antar karyawan, maka Anda dapat membuat lebih dari 1 kebijakan dengan klik tombol “Create compensation rule”.
   
   
8. Lengkapi informasi yang dibutuhkan. Isikan nama kebijakaan overtime leave pada Compensation rule name.
   
   
9. Isikan jam penentu minimal lembur yang akan digantikan dengan cuti pada Overtime conversion.
   
   
10. Pada bagian Convert overtime to, pilih konversi penentuan pengganti lembur dengan cuti seperti 0.5 day off yaitu konversi jam lembur menjadi cuti setengah hari dan 1 day off yaitu konversi jam lembur menjadi cuti sehari.
    
11. Pilih masa berlaku saldo pada jam lembur pada Overtime Expired After.
    
    

    - No Expiration: Saldo overtime yang bisa disimpan tidak akan memiliki expired.
    - Date: Penentuan saldo overtime yang bisa disimpan dengan expired pada tanggal dan bulan tertentu
    - Day: Penentuan saldo overtime yang bisa disimpan dengan expired setelah jumlah day overtime request di approve.
    - Month: Penentuan saldo overtime yang bisa disimpan dengan expired setelah jumlah month overtime request di approve.
    - Expired Immediately: Sisa saldo jam lembur langsung expired setelah persetujuan overtime leave yang diapprove. Pada bagian ini terdapat dua pilihan yaitu:
    
    - Expired date based on approval date: Untuk penentuan expired balance cuti akan berdasarkan approval date.
    - Expired date based on request date: Untuk penentuan expired balance cuti akan berdasarkan request date.
    Skenario:
    
    
    Penjelasan tabel: 
    - Request date:
    Apabila Anda melakukan setting 8 jam kerja = mendapatkan 1 hari overtime leave, dengan memilih Expired Immediately dan pilih Request date, maka apabila dilakukan pengajuan.
    1. Request date = 1 Maret 2022, dengan durasi 13 jam.
    2. Request date = 5 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
    3. Request date = 10 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
    4. Approve date di tanggal 15 Maret 2022 (request 1 - request 3)
    
    Maka sistem akan menghitung.
    1. 13 => 1 hari (5 jam expired).
    2. 14 => 1 hari (6 jam expired).
    3. 14 => 1 hari (6 jam expired)
    Total = 3 hari
    
    - Approved date:
    Apabila Anda melakukan setting 8 jam kerja = mendapatkan 1 hari overtime leave, dengan memilih Expired Immediately dan pilih Approval date, maka apabila dilakukan pengajuan:
    1. Request date = 1 Maret 2022, dengan durasi 13 jam.
    2. Request date = 5 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
    3. Request date = 10 Maret 2022, dengan durasi 14 jam.
    4. Approve date di tanggal 15 Maret 2022 (request 1 - request 3)
    
    Maka sistem akan menghitung:
    (13+14+14)/8 = 41/8 => 5 hari (1 jam expired)

12. Pilih masa berlaku saldo overtime leave pada "Time off expired after".
    

    - No Expiration Tidak ada masa berlaku untuk saldo jam lembur.
    - Date: Penentuan masa berlaku saldo overtime leave berdasarkan tanggal tertentu
    - Month: Penentuan masa berlaku saldo overtime leave setelah jumlah bulan tertentu.
    - Day: Penentuan masa berlaku saldo overtime leave setelah jumlah hari tertentu.

13. Pilih karyawan tertentu dengan klik “Select employee” untuk menerapkan kebijakan lembur.
    
    
14. Anda juga dapat mencentang “Assign default policy for new employee” jika ingin kebijakan lembur tersebut berlaku pada karyawan baru.
    

    Klik “+ Add criteria” untuk menambahkan kriteria lainnya. Anda bisa memilih kriteria berdasarkan branch, organization, job position, dan job level.

15. Klik “Save” untuk menyimpan.
    
16. Maka kebijakan lembur yang Anda buat seperti berikut.
    
    
17. Anda juga dapat mengedit kebijakan yang telah dibuat dengan klik “Action” dan pilih Edit atau menghapusnya dengan pilih Delete.
    

Setelah kebijakan cuti overtime leave sudah terbuat, selanjutnya Anda dapat mengajukan overtime karyawan pada menu Time Management. Karyawan juga dapat mengajukan overtime melalui Talenta mobile.